Встановлення та налаштування програми "M.E.Doc", мережева версія
1. Встановлення серверної частини програми "M.E.Doc".
Мережева версія програми "M.E.Doc" призначена для одночасної роботи декількох користувачів з однією базою даних. На одному комп’ютері встановлюється сервер "M.E.Doc", де буде зберігатися база даних, а на інших комп’ютерах – клієнтські частини, що підключаються до бази даних по мережі і, таким чином, можна забезпечити роботу з програмою "M.E.Doc" до 50 користувачів одночасно.
Для встановлення серверної частини програми "M.E.Doc" на сайті http://lopan.com.ua натисніть, будь ласка, в правому верхньому куті кнопку "Оновлення" і завантажте файл "Інсталяційний пакет версії 11.02.ХХХ" на ваш комп’ютер. Запустіть файл подвійним кліком миші.
В окремому вікні запуститься майстер встановлення, дотримуючись рекомендацій якого, встановлюємо програму. Щоб почати встановлення натисніть, будь ласка, кнопку "Далі" (Мал. 1).
В окремому вікні запуститься майстер встановлення, дотримуючись рекомендацій якого, встановлюємо програму. Щоб почати встановлення натисніть, будь ласка, кнопку "Далі" (Мал. 1).
Мал. 1В наступному вікні ознайомтесь з умовами ліцензійної угоди.
Для продовження встановлення виберіть пункт "Я приймаю умови ліцензійної угоди" і натисніть кнопку "Далі" (Мал. 2).
Мал. 2У наступному вікні виберіть тип встановлення "Мережевий варіант" і натисніть кнопку "Далі" (Мал. 3).
Мал. 3Папка, в яку буде встановлена програма, вже вказана за замовчуванням. При необхідності шлях до неї можна змінити на інший за допомогою кнопки "Огляд". Для подальшого встановлення натисніть кнопку "Далі" (Мал. 4).
Мал. 4У наступному вікні відображені налаштування серверної частини (вказуються автоматично). При необхідності дані можна змінити. (Мал. 5).
Мал. 5Наступним пунктом необхідно вибрати додаткові компоненти системи.
Рекомендуємо залишити значення за замовчуванням: "Використовувати Firebird сервер" (Мал. 6).
Мал. 6Далі відображені параметри для встановлення і налаштування служби Firebird (вказується автоматично). При необхідності дані можна змінити (Мал. 7).
Мал. 7Після цього почнеться процес встановлення програми (Мал. 8). У процесі можливе встановлення додаткових компонентів для роботи "M.E.Doc" (проводиться автоматично).
Мал. 8
Після повідомлення про завершення встановлення натисніть кнопку "Готово" (Мал. 9).
Мал. 9Програма "M.E.Doc" встановлена. Для подальшої роботи програми її необхідно оновити. Для цього перейдіть, будь ласка, до пункту 2 цієї інструкції.
2. Оновлення мережевої версії програми "M.E.Doc".
Для роботи з програмою необхідно обов’язково проводити оновлення до останньої версії. Встановлення оновлень проводиться на комп’ютері з серверною частиною програми "M.E.Doc", при цьому сама програма на сервері повинна бути закрита (надалі оновлення мережевої версії проводиться також на сервері, при цьому на всіх клієнтських місцях програма повинна бути закрита).
Зайдіть, будь ласка, до меню "Пуск" - "Усі програми" і виберіть у папці "M.E.Doc Server" пункт "Моніторинг користувачів" (Мал. 10).
Мал. 10У вікні, яке відкрилось, програма повідомить про наявність оновлень і запропонує автоматично встановити їх. Для початку процесу оновлення натисніть кнопку "Так" (Мал. 11).
Мал. 11Зверніть увагу! Для оновлення програми обов’язково повинен бути доступ до Інтернету.
У наступному вікні програма попередить про зупинку служби ZvitGrp1. Для подальшого встановлення натисніть кнопку "Далі" (Мал. 12).
Мал. 12У наступному вікні будуть відображені поточна і остання версії оновлення, натисніть, будь ласка, кнопку "Далі" (Мал. 13).
Мал. 13Після цього програма автоматично завантажить усі необхідні оновлення, по черзі встановить кожне з них та повідомить про це у відповідному діалоговому вікні. Це може зайняти деякий час в залежності від кількості оновлень та швидкості Інтернету.
Далі програма запропонує запустити службу ZvitGrp1, натисніть кнопку "Далі".
У вікні, що з’явиться після повідомлення про успішне оновлення програми до останньої версії, натисніть кнопку "Вихід" (Мал. 14).
Мал. 14Оновлення клієнтської частини відбувається автоматично при запуску.
Процес оновлення програми "M.E.Doc" завершено!
3. Встановлення клієнтської частини програми "M.E.Doc".
Для встановлення клієнтської частини необхідно на комп’ютері, де встановлена серверна частина, зайти у папку, куди була встановлена програма, і відкрити для загального доступу з локальної мережі папку "Client" (натиснути на папку правою кнопкою миші і у властивостях папки на закладці "Доступ" вибрати необхідне налаштування).
На комп’ютері, на якому буде встановлюватися клієнтська частина, необхідно по локальній мережі зайти в папку "Client" і запустити файл setup.exe. Запуститься майстер встановлення програми.
Зверніть увагу! У разі, якщо немає можливості надати загальний доступ до папки "Client", її можна скопіювати на з'ємний носій, наприклад, флешку, і перенести на комп’ютер, де буде налаштування клієнтської частини.
Папка, в яку буде встановлена програма, вказана за замовчуванням. При необхідності шлях до неї можна змінити на інший за допомогою кнопки "Огляд". Налаштування адреси серверної частини залиште за замовчуванням і натисніть кнопку "Далі" для продовження встановлення (Мал. 15).
Мал. 15Процес встановлення клієнтської частини програми "M.E.Doc" запущений. Можливе встановлення додаткових компонентів для роботи "M.E.Doc" (проводиться автоматично). Після повідомлення про закінчення встановлення зніміть позначку "Запустити M.E.Doc Станцію" і натисніть кнопку "Готово".
Для подальшого налаштування програми необхідно зареєструвати нову адресу електронної пошти (якщо вона не була створена раніше), для цього перейдіть, будь ласка, до пункту 4 цієї інструкції.
4. Реєстрація нової адреси електронної пошти.
Для відправки звітності рекомендується створити окрему адресу електронної пошти на українському або міжнародному поштовому сервері, наприклад, meta.ua, ukr.net, gmail.com або інші.
Розглянемо приклад створення нової адреси електронної пошти на www.meta.ua.
Для реєстрації поштової адреси зайдіть, будь ласка, на сайт www.meta.ua та натисніть на посилання "Завести пошту" (Мал. 16).
Мал. 16На наступній сторінці для реєстрації заповніть ім’я та прізвище, введіть логін та пароль для поштової адреси (які необхідно придумати). Після заповнення всіх полів натисніть кнопку "Зареєструватися" (Мал. 17).
Мал. 17Далі встановіть відмітку "Створити e-mail" і натисніть кнопку "Зберегти" (Мал. 18).
Мал. 18Після збереження завантажиться сторінка з сервісами meta.ua. Для входу в електронну пошту виберіть, будь ласка, пункт "МетаПочта" (Мал. 19).
Мал. 19Для коректної роботи електронної пошти необхідно виконати додаткові налаштування. Для цього у правому верхньому куті сторінки натисніть "Налаштування" (Мал. 20).
Мал. 20Потім зайдіть, будь ласка, до меню "Налаштування POP3/SMTP сервера", позначте пункт "Дозволити доступ за протоколом POP3/SMTP. Видалені поштовою програмою листи можуть бути відновлені з Кошика протягом 20 днів" і натисніть кнопку "Зберегти" (Мал. 21).
Мал. 21Налаштування електронної пошти завершено.
5. Створення картки підприємства в програмі "M.E.Doc".
Для створення картки підприємства запустіть, будь ласка, програму "M.E.Doc"
(ярлик на робочому столі "Запустити M.E.Doc Server" при роботі на сервері або "Запустити M.E.Doc Station" при роботі на комп’ютері з встановленою клієнтською частиною) та у вікні вибору користувача натисніть кнопку "ОК" (поле "Ім’я" за замовчуванням "Admin", поле "Пароль" залишаємо порожнім).Після цього відкриється вікно "Майстер заповнення даних про підприємство", для створення картки нового підприємства виберіть пункт "Реєстрація нового підприємства", та натисніть кнопку "Далі" (Мал. 22).
Мал. 22В наступному вікні "Завантаження сертифікатів" виберіть необхідний варіант завантаження сертифікатів:
- якщо у вас немає діючих сертифікатів АЦСК "Україна" - виберіть пункт "У мене немає сертифікатів" і в наступних вікнах введіть дані підприємства вручну;
-якщо у вас є діючі сертифікати АЦСК "Україна" - виберіть пункт "Завантажити сертифікати через Інтернет". Інформація, що міститься у сертифікатах, завантажиться автоматично.
Розглянемо варіант створення підприємства при наявності діючих сертифікатів кваліфікованого електронного підпису.
Введіть, будь ласка, код ЄДРПОУ вашого підприємства і натисніть кнопку "Далі" (Мал. 23).
Мал. 23У наступному вікні програма відобразить список завантажених сертифікатів, натисніть кнопку "Далі" (Мал. 24).
Мал. 24
У вікні введіть адресу і пароль електронної пошти, яка буде використовуватися для обміну електронними документами, та натисніть кнопку "Далі" (Мал. 25).
Мал. 25У вікні "Налаштування комплекту підписів" необхідно налаштувати комплект підписів. Для цього в блоках "Звітність", "Статистична Звітність", "Податкові накладні", "Розрахунки коригування (Дод. 2) до ПН" та "Первинні документи" натисніть на рядок "Не використовується" і з випадаючого списку виберіть "Бухгалтер - Директор – Печатка", "Директор – Печатка" або інше (Мал. 26).
Мал. 26У наступних вікнах введіть дані по підприємству. Поля, позначені кольором, є обов’язковими для заповнення. Для переходу до наступного вікна натисніть кнопку "Далі" (Мал. 27).
Зверніть увагу! Якщо сертифікати були завантажені з інтернету, деякі поля картки будуть заповнені автоматично на підставі даних, зазначених у сертифікатах.
Мал. 27Після того, як дані по підприємству будуть введені, відкриється вікно "Налаштування ліцензії". Натисніть, будь ласка, кнопку "Завантажити". У вікні, що з’явиться, натисніть кнопку "ОК". У розділі "Модулі" відобразиться список усіх модулів програми, на які придбано ліцензію, із зазначенням термінів їх дії. Натисніть кнопку "Далі" (Мал. 28).
Мал. 28
У наступних вікнах "Налаштування комплектності форм" і "Перевірка електронної звітності" натисніть кнопку "Далі". В останньому вікні налаштувань "Завершальний етап майстра" перевірте, будь ласка, правильність введення ваших даних і натисніть кнопку "Готово" (Мал. 29).
Мал. 29У вікні "Договори про електронний документообіг" натисніть кнопку "Завершити", залишивши пункти без відміток (Мал. 30). (Процедура укладення договірних відносин з контролюючими органами детально описана в пункті 7 цієї інструкції).
Мал. 30Після цього відкриється вікно "Вибір установи", у якому відобразиться створене підприємство.
6. Налаштування електронної пошти у програмі "M.E.Doc".
Для налаштування електронної пошти у програмі "M.E.Doc" відкрийте, будь ласка, "Головне меню" - "Адміністрування" - "Параметри системи" і виберіть вкладку "Електронна пошта". Заповніть поля "Адреса" та "Пароль", використовуючи дані створеної адреси електронної пошти (Мал. 31).
Мал. 31Після введення усіх даних натисніть кнопку "Зберегти та вийти".
Процедура укладення договірних відносин з контролюючими органами проводиться після отримання сертифікатів кваліфікованого електронного підпису та налаштування програми "M.E.Dос" для їх використання.
7.1. Приєднання до договору з Державною податковою службою України (ДПСУ).
Для того, щоб обмінюватися с контролюючими органами електронними документами, необхідно набути статусу "Суб’єкт електронного документообігу" (СЕД).
Юридичні особи, самозайняті особи, податкові агенти набувають статусу СЕД з дати приєднання до Договору про визнання електронних документів.
Фізичні особи, які не є самозайнятими особами, автоматично вважаються СЕД та мають право подавати електронні документи до контролюючих органів виключно з використанням кваліфікованого електронного підпису.
Приєднання до Договору здійснюється шляхом надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа у встановленому форматі (стандарті) з дотриманням вимог законодавства. Підтвердженням про приєднання автора до Договору є отримання автором відповідної квитанції про прийняття контролюючим органом такого документа.
Зверніть увагу! Якщо на вашому підприємстві використовуються сертифікати лише Директора та (за наявності) Печатки, то таким електронним документом може бути: податкова звітність, звітність зі сплати єдиного внеску, фінансова та статистична звітність, податкові та акцизні накладні, розрахунки коригування до податкових та акцизних накладних, інші документи.
При використанні додаткових сертифікатів КЕП (ЕЦП) бухгалтера, співробітників (для підпису податкових накладних та інших документів) першим відправленим документом може бути Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису.
Таким чином можна одразу зареєструвати увесь комплект підписів, що є на підприємстві, наприклад, сертифікати директора, бухгалтера і печатки підприємства. Детально про формування, створення Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису написано в пункті 7.1.1 цієї інструкції.
Документ, який ви обрали для відправки в ДПС, необхідно заповнити, перевірити, підписати кваліфікованим електронним підписом і відправити до ДПСУ.
Для підписання Документу на вкладці "Наступні дії" виберіть "Передати звіт на підпис". У вікні "Підпис" вкажіть шлях до папки з секретними ключами, введіть пароль і натисніть кнопку "ОК" (Мал. 32).
Мал. 32Зверніть увагу! Якщо ваші ключі зберігаються на захищеному носії (Токені), підключіть його до свого комп'ютера. Далі для підписання встановіть відмітку "Використовувати захищений носій", введіть пароль до Токену і натисніть кнопку "ОК" (Мал. 33).
Мал. 33Такий документ слід підписати кваліфікованим електронним підписом керівника та КЕП печатки підприємства. При відсутності підпису на печатку підприємства документ підписується тільки підписом керівника.
Для відправки документу до ДПСУ на вкладці "Наступні дії" виберіть "Відправити у контролюючий орган". У вікні підпису введіть, будь ласка, пароль до секретних ключів печатки шифрування і натисніть кнопку "ОК".
Підтвердженням про приєднання суб’єкта господарювання до Договору про визнання електронних документів є отримання квитанції про прийняття контролюючим органом такого документу з наступним змістом (Мал. 34):
7.1.1. Відправлення Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису.
Для створення Повідомлення у програмі "M.E.Dос" відкрийте, будь ласка, "Головне меню" - "Звітність" - "Реєстр звітів" і натисніть меню "Файл" - "Створити звіт". Виберіть період - поточний місяць, у лівій частині вікна виділіть розділ "Державна податкова служба" і розкрийте його подвійним кліком миші. Виберіть підрозділ "Інше", найдіть документ "Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису" (код бланка J1391103) і натисніть кнопку "Створити" ( Мал. 35).
Мал. 35Зверніть увагу! Повідомлення для фізичних осіб-підприємців знаходиться в розділі "Державна податкова служба" - "Звітність фізичних осіб" (код бланку F1391103).
Далі Повідомлення необхідно заповнити. Для цього у табличній частині виберіть із довідника сертифікати бухгалтера, співробітників (для підпису податкових накладних та інших документів), та заповніть колонку "Посада". Далі вкажіть дані в полях "Виконавець" (ПІБ і посада керівника підприємства) і "Контактний телефон (Мал. 36).
Мал. 36Зверніть увагу! У правому верхньому куті документа назва підприємства повинна бути вказана повністю. У табличній частині повідомлення прізвище, ім’я, по батькові посадових осіб також повинні бути вказані повністю.
Після цього Повідомлення необхідно перевірити, підписати кваліфікованим електронним підписом і відправити до ДПСУ.
Для підписання Повідомлення на вкладці "Наступні дії" виберіть "Передати звіт на підпис". У вікні "Підпис" вкажіть шлях до папки з секретними ключами, введіть пароль та натисніть кнопку "ОК". Якщо ключі зберігаються на захищеному носії (Токені), встановіть, будь ласка, відмітку "Використовувати захищений носій".
Зверніть увагу! Порядок підписання повідомлення відрізняється від порядку підписання звіту або первинного документу. На повідомлення накладаються КЕП (ЕЦП), сертифікати яких ви вказали у повідомленні, а потім КЕП директора і печатки (якщо підприємство працює з печаткою).
Далі на вкладці "Наступні дії" виберіть "Відправити у контролюючий орган". У вікні підпису введіть пароль до секретних ключів печатки шифрування і натисніть кнопку "ОК".
Ваше Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису надіслано.
Підтвердженням, що сертифікати зареєстровані у ДПСУ, буде позитивна квитанція №2: ... ДОКУМЕНТ ПРИЙНЯТО".
Після отримання всіх необхідних позитивних квитанцій на відправлені документи процедуру укладання договірних відносин можна вважати завершеною.
7.2 Укладення договірних відносин з Фондом соціального страхування України (ФССУ)
Для того, щоб обмінюватись з Фондом соціального страхування України електронними документами, необхідно укласти з Фондом Договір про подання електронних документів.
Примірник такого Договору можна знайти в програмі "M.E.Doc". Для створення документу відкрийте, будь ласка, "Головне меню" - "Звітність" - "Реєстр звітів" і натисніть меню "Файл" - "Створити звіт". Виберіть період - поточний місяць, у лівій частині вікна виділіть розділ "ФСС України" і розкрийте його подвійним кліком миші. Виберіть підрозділ "Інше", знайдіть документ "Примірний договір про подання електроних документів" (код бланка C1200102) і натисніть кнопку "Створити" ( Мал. 37).
Мал. 37
Шановний бухгалтер! Всі додаткові питання стосовно інструкції ви можете задати за телефоном нашої гарячої лінії техпідтримки 0 800 750 855 безкоштовно з мобільного по Україні.
Приємної роботи.