ІНСТРУКЦІЯ №5.2.2 АВТОПРОДОВЖЕННЯ КЕП

Узгодження з ДПС нових сертифікатів, якщо термін дії попередніх сертифікатів закінчився. Для комплекту підписів – бухгалтер, директор та печатка

Для електронного документообігу з Державною податковою службою після отримання нових сертифікатів КЕП їх необхідно зареєструвати в ДПС, приєднавшись до Договору про визнання електронних документів.

Якщо ваші старі сертифікати вже не діють, то продовжити старий договір неможливо. В цьому випадку необхідно приєднатися до Договору про визнання електронних документів наново.

Приєднання до Договору здійснюється шляхом надсилання до контролюючого органу першого електронного документа, наприклад, звіт, податкова накладна тощо. Підтвердженням про приєднання до Договору є отримання відповідної квитанції про прийняття контролюючим органом такого документа.

Але ми рекомендуємо нові сертифікати КЕП реєструвати в ДПС заздалегідь, одразу після початку їх дії та до моменту необхідності відправки звіту або податкової накладної. Для цього зручно подати простий документ — Повідомлення про реєстрацію КЕП.

Для створення Повідомлення у програмі M.E.Dос відкрийте, будь ласка, Головне меню — Звітність — Реєстр звітів і натисніть меню Файл — Створити звіт (Мал. 1).

Мал. 1

У вікні Створення звіту виберіть період — поточний місяць, у лівій частині вікна розкрийте розділ Державна податкова служба та оберіть підрозділ Інше. Знайдіть документ Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті, код бланка J1391105, та натисніть кнопку Створити (Мал. 2).

Мал. 2

Документ створено. Для його заповнення виконайте, будь ласка, наступні дії:

1. Перевірте та скоригуйте назву підприємства у правому верхньому куті документа — вона має бути вказана повністю(Мал. 3).

Мал. 3

2. Заповніть табличну частину Повідомлення. Для цього потрібно почергово додати нові сертифікати КЕП бухгалтера та співробітників (за наявності).

Для того, щоб додати сертифікат, виділіть рядок в графі Прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) відповідальної особи та натисніть кнопку  (Мал. 4).

Мал. 4

У вікні Довідник виберіть сертифікат та натисніть кнопку Вибрати(Мал. 5). 

Мал. 5

За аналогією додайте за наявності сертифікат  співробітника. Новий рядок у таблиці додається кнопкою  (Мал. 6).

Після того як сертифікати додано,  перевірте табличну частину — прізвище, ім’я, по батькові мають бути вказані повністю, скоригуйте за потреби (Мал. 6).

Далі  в колонці Посада заповніть посаду підписантів згідно штатного розкладу (Мал. 6). 

Мал. 6

3. Заповніть нижню частину документа (Мал. 7):

• Керівник — заповнюється автоматично;

• Виконавець — заповніть дані керівника. ПІБ потрібно вказати повністю.

• Контактний телефон — заповніть контактний телефон керівника або уповноваженої особи.

Мал. 7

Повідомлення заповнено. Далі його необхідно перевірити, підписати та відправити в контролюючий орган.

Для цього на вкладці Наступні дії виконайте, будь ласка, почергово дії:

• Перевірити звіт. Після повідомлення Помилки відсутні, натисніть кнопку ОК.

• Передати звіт на підпис. Повідомлення необхідно підписати всіма новими сертифікатами КЕП. Послідовність підписання програма сформує автоматично - спочатку сертифікатами, які вказані в табличній частині повідомлення, і далі сертифікатом директора та печатки (за наявності).

• Відправити у контролюючий орган. У вікні підпису введіть пароль на секретні ключі сертифіката шифрування та натисніть кнопку ОК.

Повідомлення відправлено.

Підтвердженням, що сертифікати зареєстровані у ДПСУ, буде позитивна  квитанції №2 про прийняття контролюючим органом такого документу з наступним змістом — Документ прийнято. Платник набув статусу суб’єкта електронного документообігу відповідно до пункту 1 розділу 3 порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 №; 557 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 01.06.2020 №261) та приєднаний до договору про визнання електронних документів.

Після її отримання процедуру укладання договірних відносин завершено — нові КЕП зареєстровані в ДПС.