Узгодження з ДПС нових сертифікатів КЕП, якщо термін дії попередніх ще не закінчився, а нові вже діють

---

Для електронного документообігу з Державною податковою службою після отримання нових сертифікатів КЕП їх необхідно зареєструвати в ДПС, приєднавшись до Договору про визнання електронних документів.

Якщо дія попередніх сертифікатів КЕП, на які було укладено договір, ще не закінчилася, ви маєте змогу просто продовжити дію поточного договору. Для цього потрібно відправити Повідомлення про реєстрацію нових КЕП. Такий варіант забезпечує безперервний електронний документообіг з ДПС.

Зверніть увагу! На момент відправки Повідомлення ваші нові сертифікати вже повинні бути діючими, а старі ще працювати, бо Повідомлення підписується одразу і новими, і старими КЕП. За замовчуванням нові КЕП починають діяти за 7 днів до закінчення старих, якщо ви не узгодили зі спеціалістом інше. За виключенням КЕП на токенах, вони починають діяти одразу після відправки заявок на автопродовження. 

В цій інструкції розглянуто створення, заповнення, підписання та відправка Повідомлення до ДПС.

Для створення Повідомлення у програмі M.E.Dос відкрийте, будь ласка, Головне меню — Звітність — Реєстр звітів і натисніть меню Файл — Створити звіт (Мал. 1).

Мал. 1

У вікні Створення звіту виберіть період — поточний місяць, у лівій частині вікна розкрийте розділ Державна податкова служба та оберіть:

• для юридичних осіб підрозділ Інше. Знайдіть документ Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису, код бланка J1391103 (Мал. 2).

Мал. 2

• для фізичних осіб-підприємців підрозділ Звітність фізичних осіб. Знайдіть документ Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису, код бланка F13391103 (Мал. 3).

Мал. 3

Далі у правому нижньому куті вікна натисніть кнопку .

Документ створено. Для його заповнення виконайте, будь ласка, наступні дії:

1. Перевірте та скоригуйте назву підприємства у правому верхньому куті документа — вона має бути вказана повністю (Мал. 4).

Мал. 4

2. Заповніть табличну частину Повідомлення. Для цього потрібно почергово додати всі нові сертифікати КЕП.

Для того, щоб додати сертифікат, виділіть рядок в графі Прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) відповідальної особи та натисніть кнопку  (Мал. 5).

Мал. 5

У вікні Довідник виберіть новий сертифікат та натисніть кнопку Вибрати (Мал. 6).

Мал. 6

За аналогією додайте всі нові сертифікати. Новий рядок у таблиці додається кнопкою  (Мал. 7).

Після того як сертифікати додано,  перевірте табличну частину — прізвище, ім’я, по батькові мають бути вказані повністю, скоригуйте за потреби (Мал. 7).

Далі  в колонці Посада  заповніть посаду підписантів згідно штатного розкладу. Для сертифіката Печатка вкажіть в полі посада — Печатка. 

Мал. 7

3. Заповніть нижню частину документа (Мал. 8):

• Керівник — заповнюється автоматично;

• Виконавець — заповніть дані керівника. ПІБ потрібно вказати повністю.

• Контактний телефон — заповніть контактний телефон керівника або уповноваженої особи.

Мал. 8

Повідомлення заповнено. Далі його необхідно перевірити, підписати та відправити в контролюючий орган.

Для цього на вкладці Наступні дії виконайте, будь ласка, почергово дії:

• Перевірити звіт. Після повідомлення Помилки відсутні, натисніть кнопку ОК.

• Передати звіт на підпис. Послідовність підписання Повідомлення регламентована. Спочатку документ необхідно підписати новими сертифікатами, які вказані в табличній частині, потім старими.
  
  Зверніть увагу! Після того як ви підпишете новими ключами, знову з’явиться вікно з повторним підписом директора. Обов’язково необхідно замінити каталог з секретними ключами - вибрати папку з попередніми секретними ключами і підписати ще ними.

• Відправити у контролюючий орган. У вікні підпису введіть пароль на секретні ключі попереднього сертифіката шифрування та натисніть кнопку ОК.

Повідомлення відправлено.

Підтвердженням, що сертифікати зареєстровані у ДПСУ, буде позитивна  квитанції №2 про прийняття контролюючим органом такого документу.

Після її отримання процедуру укладання договірних відносин завершено — нові КЕП зареєстровані в ДПС.