Робота з ПРРО Cashalot (миттєва реєстрація електронних чеків в ДПСУ)
 
1. Реєстрація в кабінеті Cashalot.
2. Створення картки підприємства.
3. Реєстрація каси і КЕП касира в ДПСУ.
4. Реєстрація нової електронної пошти.
5. Встановлення та налаштування робочого місця касира.
6. Актуалізація даних.
7. Заповнення довідника "Номенклатура".
8. Створення та фіскалізація чеку.
9. Проведення службових операцій.
9.1. Внесення та видача готівки.
9.2. Створення Z-звіту (фіскального звітного чеку).

Cashalot - це сучасний програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) для онлайн реєстрації електронних чеків в державній податковій службі України (ДПСУ).

В Cashalot реалізовано повний цикл роботи, від реєстрації кас і касирів в ДПСУ до формування Z-звітів.

Для вашої зручності реалізовано:

  • вбудовані довідники УКТ ЗЕД і номенклатури товарів та послуг, з можливістю імпорту в форматах: *.xls, *.xlsx, *.csv;
  • різні форми розрахунків: готівкові, безготівкові та змішані;
  • до 36 годин роботи в офлайн режимі;
  • робота з торговим обладнанням: сканер штрих кодів, чекодрук та електронні ваги.


1. Реєстрація в кабінеті Cashalot.

Для реєстрації в кабінеті Cashalot зайдіть, будь ласка, на сайт https://my.cashalot.org.ua/Account/Login та натисніть на посилання "Зареєструватися" (Мал. 1).

Мал. 1

На сторінці реєстрації заповніть, будь ласка, прізвище, ім’я та по батькові, номер телефону, email (адреса електронної пошти) та пароль (необхідно придумати). Далі встановіть відмітку в полі "Я ознайомлений та погоджуюсь з умовами обробки персональних даних" і натисніть кнопку "Реєстрація" (Мал. 2).

Зверніть увагу! Авторизація в особистому кабінеті буде здійснюватися за вказаним номером телефону та паролем.

Мал. 2

На наступному кроці необхідно ввести код з смс повідомлення, відправленого на вказаний при реєстрації номер телефону. Введіть, будь ласка, код та натисніть "Підтвердити" (Мал. 3).

Мал. 3

Реєстрацію в кабінеті Cashalot завершено.

Для подальшої роботи з ПРРО Cashalot необхідно створити картку підприємства (пункт 2 цієї інструкції).


2. Створення картки підприємства.

Для створення картки підприємства увійдіть, будь ласка, до кабінету Cashalot використовуючи свої реєстраційні дані (номер телефону та пароль) і натисніть кнопку "Увійти" (Мал. 4).

Мал. 4

Після цього відкриється сторінка особистого кабінету Cashalot. Для створення картки підприємства відкрийте, будь ласка,  розділ "Мій бізнес" та натисніть кнопку "Новий ФОП або ЮО" (Мал. 5).

Мал. 5

В наступному вікні в полі "Особистий ключ" вкажіть, будь ласка, шлях до папки з секретним ключем. Після цього в полі "Сертифікат" автоматично підтягнеться сертифікат особистого ключа. Якщо в папці зберігається декілька ключів, перевірте та, за необхідності, перевиберіть сертифікат на необхідний.

Зверніть увагу! Якщо в полі "Сертифікат" нема даних для вибору, це означає що в папці з секретним ключем не збережено файл сертифікату КЕП. Якщо ви використовуєте КЕП АЦСК "Україна", для збереження файлу сертифіката, перейдіть, будь ласка, за посиланням, https://uakey.com.ua та натисніть кнопку в верхньому правому куті . У вікні "Пошук сертифікатів" введіть ЕГРПОУ підприємства. Через декілька секунд сертифікати КЕП автоматично відобразяться. Щоб завантажити сертифікат, натисніть на кнопку завантаження  та збережіть його в папку з секретним ключем.

Далі введіть пароль до особистого ключа, встановіть відмітку в полі "Я ознайомлений та погоджуюсь з умовами обробки персональних даних" і натисніть кнопку "Підтвердити" (Мал. 6).

Мал. 6

У наступному вікні відкриється для заповнення картка підприємства. Деякі поля картки заповнені автоматично на підставі даних, зазначених у сертифікаті. Перевірте та заповніть, будь ласка, відсутні дані на відповідних вкладках: додаткові дані, дані про реєстрацію, розрахунковий рахунок, керівництво. Поля, позначені кольором, є обов’язковими для заповнення  (Мал. 7).

Мал. 7

Для збереження даних натисніть кнопку "Зберегти".

Після цього відкриється розділ "Мій бізнес", у якому відобразиться створене підприємство.


3. Реєстрація каси і КЕП касира в ДПСУ.

Для того, щоб успішно фіскалізувати чеки, необхідно зареєструвати касу на фіскальному сервері та надати інформацію про КЕП касира та/або Печатки каси в ДПСУ.

Зверніть увагу! Фіскалізація чеків відбувається за допомогою КЕП. Для роботи з ПРРО треба мати дійсний сертифікат співробітника, ФОП або печатки для РРО. Отримати КЕП можна в нашому офісі всього за 20 хвилин. Ознайомитися з порядком отримання КЕП можна за посиланням.

Щоб зареєструвати касу необхідно подати до ДПСУ  Заяву за формою № 1-ПРРО.

Зверніть увагу! Якщо в ДПСУ по підприємству не зареєстрована господарська одиниця, то перед реєстрацією каси необхідно повідомити ДПСУ про об’єкт оподаткування – зареєструвати господарську одиницю. Для цього необхідно подати Повідомлення за формою № 20-ОПП.

Для створення Повідомлення відкрийте, будь ласка, розділ "Документи", натисніть кнопку "Новий документ" і із випадаючого списку виберіть "20-ОПП". Далі Повідомлення необхідно заповнити, перевірити, підписати кваліфікованим електронним підписом і відправити до ДПСУ.

Підтвердженням що господарська одиниця зареєстрована, є позитивна квитанція №2: ... ДОКУМЕНТ ПРИЙНЯТО".

Після отримання позитивної квитанції на Повідомлення за формою № 20-ОПП можна переходити до реєстрації каси.

Для створення Заяви відкрийте, будь ласка, розділ "Документи", натисніть кнопку "Новий документ" і в  випадаючому списку виберіть "Заява про реєстрацію ПРРО" (Мал. 8).

Мал. 8

Далі Заяву необхідно заповнити, перевірити, підписати кваліфікованим електронним підписом і відправити до ДПСУ.

Підтвердженням того, що касу зареєстровано, буде позитивна квитанція №2, в якій буде вказано фіскальний номер ПРРО.

Зверніть увагу! Якщо у вас декілька кас, заява за формою № 1-ПРРО подається на кожну касу окремо.

Щоб зареєструвати сертифікат касира та/або Печатки каси необхідно в ДПСУ подати Повідомлення щодо сертифікатів відкритих ключів, які застосовуються в ПРРО.

Для створення Повідомлення  відкрийте, будь ласка, розділ "Документи", натисніть кнопку "Новий документ" і в  випадаючому списку виберіть "Інформація по ЕП/КЕП для ПРРО".

Далі Повідомлення необхідно заповнити. Для цього у табличній частині виберіть із довідника сертифікати, які необхідно зареєструвати, касира та/або печатка каси, та заповніть колонку "Тип підпису", вказавши один із варіантів: "Касир" або "Старший касир".

Сертифікат з типом підпису "Старший касир" має більші повноваження. Наприклад, закрити зміну, яка була відкрита КЕП з типом "Касир".

Зверніть увагу! У правому верхньому куті документа назва підприємства повинна бути вказана повністю. У табличній частині повідомлення прізвище, ім’я, по батькові посадових осіб і назва підприємства повинні бути вказані повністю.

Далі вкажіть, будь ласка, дані в полях "Виконавець" (ПІБ і посада керівника підприємства) і "Контактний телефон" (приклад заповненого Повідомлення наведено на малюнку 9).

Мал. 9

Після цього Повідомлення необхідно перевірити, підписати кваліфікованим електронним підписом і відправити до ДПСУ.

Зверніть увагу! Порядок підписання повідомлення відрізняється від порядку підписання звіту або первинного документу. На повідомлення  накладаються КЕП, сертифікати яких ви вказали у повідомленні, а потім КЕП директора і печатки (якщо підприємство працює з печаткою).

Після отримання всіх необхідних позитивних квитанцій на відправлені документи процедуру реєстрації каси та КЕП касира можна вважати завершеною.


4. Реєстрація нової електронної пошти.

Для відправки чека покупцю на електронну пошту рекомендується створити окрему адресу електронної пошти на українському або міжнародному поштовому сервері, наприклад, meta.ua, ukr.net, gmail.com та інші.

Розглянемо приклад створення нової адреси електронної пошти на www.meta.ua.

Для реєстрації поштової адреси зайдіть, будь ласка, на сайт http://www.meta.ua/ua та натисніть на посилання "Завести пошту" (Мал. 10).

Мал. 10

На наступній сторінці для реєстрації заповніть ім’я та прізвище, введіть логін та пароль для поштової адреси (які необхідно придумати). Після заповнення всіх полів натисніть кнопку  "Зареєструватися" (Мал. 11).

Мал. 11

Далі встановіть відмітку "Створити e-mail" і натисніть кнопку "Зберегти" (Мал. 12).

Мал. 12

Після збереження завантажується сторінка з сервісами meta.ua. Для входу в електронну пошту виберіть, будь ласка, пункт "МетаПочта" (Мал. 13).

Мал. 13

Для коректної роботи електронної пошти необхідно виконати додаткові налаштування. Для цього у правому верхньому куті сторінки натисніть "Налаштування" (Мал. 14).

Мал. 14

Потім зайдіть, будь ласка, до меню "Налаштуванн POP3/SMTP сервера", позначте пункт "Дозволити доступ за протоколом POP3/SMTP. Видалені поштовою програмою листи можуть бути відновлені з Кошика протягом 20 днів" і натисніть кнопку "Зберегти" (Мал. 15).

Мал. 15

Налаштування електронної пошти завершено.


5. Встановлення та налаштування робочого місця касира.

Для встановлення робочого місця касира завантажте, будь ласка, файл дистрибутива за посиланням. Далі розархівуйте папку "Сashalot_1.00.023.zip". Після цього запустіть файл подвійним кліком миші.

В окремому вікні запуститься майстер встановлення, дотримуючись рекомендацій якого, встановлюємо робоче місце касира.

Папка, в яку буде встановлена програма, вказана за замовчуванням. При необхідності шлях до неї можливо змінити на інший за допомогою кнопки "Огляд". Також необхідно вибрати, для кого буде встановлюватися програма:

  • "Для всіх користувачів" - всі користувачі комп’ютера зможуть працювати з програмою;
  • "Тільки для мене" - з програмою може працювати тільки той користувач, під яким запущена операційна система Windows на  момент встановлення.

Рекомендуємо вибрати "Для всіх користувачів". Для подальшого встановлення натисніть кнопку "Далі" (Мал. 16).

Мал. 16

Процес встановлення робочого місця касира запущений. Можливе встановлення додаткових компонентів для роботи (проводиться автоматично). Після повідомлення про закінчення встановлення натисніть, будь ласка, кнопку "Готово".

Після цього буде запущено робоче місце касира Cashalot. Щоб авторизуватися, необхідно вказати особистий ключ касира/старшого касира. Для цього в полі "Особистий ключ" вкажіть, будь ласка, шлях до папки з секретним ключем. Після цього в полі "Сертифікат" автоматично підтягнеться сертифікат особистого ключа. Якщо в папці зберігається декілька ключів, перевірте та за необхідності перевиберіть сертифікат на необхідний. Далі введіть пароль до особистого ключа і натисніть кнопку "Увійти" (Мал. 17).

Мал. 17

Зверніть увагу!
Якщо секретний ключ зберігається на захищеному носії (Токені), підключіть його до свого комп'ютера. У вікні авторизації виберіть, будь ласка, вкладку "Апаратний ключ". Вкажіть шлях до папки, в якій збережено сертифікат КЕП, введіть пароль до Токену і натисніть кнопку "Увійти" (Мал. 18).

Мал. 18

Для подальшої роботи з касою необхідно виконати налаштування електронної пошти. Для цього відкрийте, будь ласка, меню програми та виберіть "Налаштування" - "Загальні налаштування" (Мал. 19).

Мал. 19

Далі в розділі "Господарська одиниця" натисніть, будь ласка, кнопку "Налаштування" (Мал. 20).

Мал. 20

Зверніть увагу!
Налаштування пошти необхідно виконати по кожній господарській одиниці, якщо їх у вас декілька.

Після цього відкриється розділ "Налаштування пошти". Заповніть поля "Адреса" та "Пароль", використовуючи дані створеної адреси електронної пошти (Мал. 21).

Мал. 21

Далі заповніть параметри серверу для вихідної пошти. Якщо ви використовуєте пошту на ресурсі:

  • meta.ua": "Сервер" – smtp.meta.ua, "Порт" – 465.
  • ukr.net: "Сервер" - smtp.ukr.net, "Порт" – 465.
  • gmail.com: "Сервер" - smtp.gmail.com, "Порт" – 465.

Після заповнення усіх даних перевірте, будь ласка, роботу поштового з’єднання, натиснувши на кнопку "Перевірити з'єднання".

Після повідомлення про успішну перевірку натисніть кнопку "Зберегти".

Налаштування електронної пошти завершено!


6. Актуалізація інформації

Перед початком роботи в робочому місці касира необхідно в кабінеті Cashalot виконати наступні налаштування:

- В розділі програми "Мій бізнес" натисніть, будь ласка, кнопку "Оновити дані з ДПС" (Мал. 22).

Мал. 22

- В розділі програми "Всі каси" натисніть кнопку "Завантажити ПРРО з ДПС". Потім, після завантаження ПРРО, натисніть кнопку "Завантажити ліцензії ПРРО" (Мал. 23).

Мал. 23

У наступному вікні для обраної каси виберіть потрібну ліцензію та натисніть кнопку "Завантажити" (Мал. 24).

Мал. 24

- В розділі програми "Користувачі" слід надати доступ користувачу до потрібної каси. Для цього натисніть кнопку "Новий користувач" (Мал. 25).

Мал. 25

У наступному вікні виберіть, будь ласка, ключ на сертифікат, на який раніше подавали Повідомлення (Мал. 26).

Мал. 26

Після завантаження ключів відобразяться налаштування доступу користувача до потрібних кас (Мал. 27).

Мал. 27


7. Заповнення довідника "Номенклатура".

Згідно з законодавством України для продажу товарів необхідно запрограмувати найменування всіх товарів і послуг, ціни на них, а в разі продажу підакцизних товарів — також кодів товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД.  Для цього в Cashalot  вам необхідно заповнити довідник "Номенклатура".

Зверніть увагу! Чек на товар (послугу), який відсутній в довіднику номенклатури, створити неможливо. Додати товар у довідник програми можливо заздалегідь або безпосередньо під час створення чеку. Детально про формування чеку написано в пункті 7 цієї інструкції.

Для створення картки товару чи послуги в довіднику "Номенклатура" відкрийте, будь ласка, меню програми та виберіть  "Довідники" - "Номенклатура" (Мал. 28).

Мал. 28

Відкриється довідник "Номенклатура". Для створення запису натисніть кнопку (Мал. 29).

Мал. 29

У вікні, що відкриється, заповніть, будь ласка, інформацію про товар (Мал. 30):
• Штрих-код товару/послуги. Для заповнення цього поля відскануйте штрих-код або введіть його вручну;
• Артикул – введіть артикул товару/послуги;
• Найменування – введіть назву товару/послуги;
• Група – група, до якої належить товар/послуга, оберіть значення з довідника;
• Тип – виберіть з довідника тип запису - товар чи послуга;
• Одиниця виміру – вкажіть одиницю виміру товару;
• Код УКТЗЕД –введіть код товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД. Заповнюється для підакцизних товарів;
• Ваговий товар - встановіть опцію, якщо товар продається на вагу.

Мал. 30

Далі на вкладці "Ціна" необхідно заповнити інформацію про ціну продажу товару/послуги. Для цього в полі "Господарська одиниця" оберіть зі списку господарську одиницю, у якій здійснюватиметься продаж товару/послуги (доступні значення визначаються сертифікатом особистого ключа, що авторизований у програмі) або залиште значення вказане за замовчуванням "Всі". За необхідності заповніть поле "Партія". Після цього для додавання ціни товару/послуги натисніть, будь ласка, кнопку .

У наступному вікні введіть необхідні значення та натисніть кнопку "Зберегти" (Мал. 31).

Мал. 31

Далі на вкладці "Ставка податку" заповніть за потреби поля "Ставка ПДВ" та "Ставка акцизн. Податку".

Після заповнення всіх необхідних даних для збереження картки номенклатури натисніть кнопку "Зберегти".

Після цього товар/послуга може використовуватися для додавання до чеку.
Зверніть увагу! Дані номенклатури можна змінювати. Для цього у довіднику "Номенклатура" виберіть запис, дані якого необхідно змінити, та натисніть на кнопку . Після цього відредагуйте необхідне та натисніть кнопку "Зберегти".


8. Створення та фіскалізація чеку.

Для створення чеку необхідно виконати відкриття зміни. Для цього у меню програми "Всі каси" натисніть, будь ласка, кнопку "Відкрити зміну". Каса буде відкрита КЕП, авторизацію яким було здійснено при відкритті програми (Мал. 32).

Мал. 32

Перед вами відкрилось головне робоче вікно Касира.

Після відкриття зміни ПРРО режим створення чека вмикається автоматично.

Щоб активувати форму заповнення чеку натисніть, будь ласка, на кнопку  (Мал. 33).

Мал. 33

Щоб додати товар до чеку відскануйте, будь ласка,  штрих-код товару або виберіть товар/послугу з довідника вручну. Для цього введіть назву або артикул у полі, що розташовано у верхній частині вікна. Після цього відкриється список відповідних товарів з довідника "Номенклатура", у якому оберіть потрібний запис.

Після вибору необхідного товару у вікні відобразиться рядок з інформацією про обраний товар/послугу (Мал. 34).

Мал. 34

За замовчуванням, товар додається у кількості 1. При необхідності, кількість можна змінити, ввівши необхідне число в графі "К-ть".

Зверніть увагу! Щоб видалити товар з чеку, натисніть кнопку  у відповідному рядку.

Якщо товар, який необхідно додати до чеку, відсутній у програмі, його можливо додати за допомогою кнопки .

Після додавання всіх товарів до чеку слід провести розрахункові операції за цим чеком та провести фіскалізацію.

Область розрахункових даних по чеку знаходиться у правій частині вікна (Мал. 35).

Мал. 35

Область містить елементи:

• Чек № … – порядковий номер чеку, присвоюється автоматично;
• Сума – автоматично відображається значення поля "Сума" табличної частини чеку;
• Знижка – сума знижки, що застосована до товарів у чеку.

У нижній частині можна вибрати варіанти оплати:

• Оплата без решти – кнопка збереження чеку, для оплати готівкою без решти, касиру не потрібно вводити суму, надану покупцем;
• Оплата готівкою – кнопка збереження чеку в базі програми, для оплати готівкою;
• Оплата карткою – здійснення оплати за допомогою банківської картки та платіжного терміналу;
• Комбінована оплата – оплата суми кількома частинами у різний спосіб: готівкою, бонусами, банківською карткою тощо.

Форму оплати можна змінити до фіскалізації чеку. Для цього у області розрахункових даних слід вибрати необхідний спосіб оплати (Мал. 36).

Мал. 36

Після вибору способу оплати (залежно від обраного способу) у області розрахункових даних по чеку слід заповнити поля:

  • Оплата без решти. При оплаті без решти не потрібно вводити додаткової інформації. Після отримання відповідної суми коштів від покупця можна переходити до фіскалізації чека.
  • Оплата карткою. Натисніть кнопку "Оплата" та проведіть безготівкову оплату за допомогою платіжного терміналу.
  • Оплата готівкою. Введіть суму, яку отримали від покупця, решта розрахується автоматично.
  • Комбінована оплата. Введіть суму, яку слід провести як оплату готівкою та суму, яку слід провести як оплату карткою.

Для відміни формування чеку натисніть, будь ласка, кнопку "Відмінити чек".

Зверніть увагу! Відміна формування чеку можлива тільки для чеку який не було фіскалізовано.

Після здійснення оплати для фіскалізації чека натисніть, будь ласка, кнопку "Зареєструвати чек в ДПС" (Мал. 37).

Мал. 37

Після цього відбувається формування чеку, передача його до ДПСУ та отримання фіскального номера чеку. Область розрахункових даних по чеку зміниться (Мал. 38):

Мал. 38

Для надання чеку покупцю виберіть один із варіантів:

  • Друкувати чек;
  • Надіслати чек в SMS;
  • Надіслати чек на Email;
  • Сканувати QR-код.

Після надання чеку покупцю можна переходити до формування та фіскалізації наступного чеку.


9. Проведення службових операцій.

9.1.
Внесення та видача готівки.

Внесення чи видача готівки з місця проведення розрахунків повинні реєструватись через РРО з використанням операцій службове внесення та службова видача, якщо такі внесення чи видача не зв'язані з проведенням розрахункових операцій.

Щоб внести або видати готівку, у робочому вікні касира натисніть, будь ласка, кнопку "Нова транзакція" (Мал. 39).

Мал. 39

У вікні, що відкриється, виберіть необхідний тип транзакції "Службове внесення" або "Службова видача". Вкажіть необхідну суму та натисніть кнопку "Далі" (Мал. 40).

Мал. 40

Після цього виконається формування та відправка на сервер ДПСУ службового чеку вибраного типу. Щоб його роздрукувати натисніть, будь ласка, кнопку "Друкувати звіт" (Мал. 41).

Мал. 41

Для завершення натисніть кнопку "Готово".


9.2.
Створення Z-звіту (фіскального звітного чеку).

Z-звіт – це документ встановленої форми який відправляється до ДПСУ та містить у собі інформацію про операції, що були проведені з моменту відкриття зміни.

Протягом однієї зміни може бути сформовано один Z-звіт. (Зміна - період роботи реєстратора від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту).

Зверніть увагу! Максимальна тривалість зміни не повинна перевищувати 24 години. Z-звіт формується обов’язково протягом доби до 24:00.

Для створення Z-звіту відкрийте, будь ласка, меню програми та виберіть "Звіти" - "Z-звіт" (Мал. 42).

Мал. 42

У вікні, що відкриється, для підтвердження створення звіту натисніть, будь ласка, кнопку "Так" (Мал. 43).

Мал. 43

Після цього відкриється вікно службової видачи, що містить інформацію про суму продажу та ПІБ касира. За потреби введіть коментар. Для продовження створення натисніть кнопку "Так".

На екран буде виведено створений Z-звіт. Для друку звіту натисніть кнопку "Друкувати звіт". Щоб закрити вікно звіту, натисніть, будь ласка,  "Готово" (Мал. 44).

Мал. 44

У наступному вікні натисніть кнопку "Відправити Z-звіт" (Мал. 45).

Мал. 45

Буде виконано закриття зміни, занесення даних до фіскальної пам’яті ПРРО та обнуління оперативної пам’яті ПРРО.

Робоча зміна буде закрита та фіскальний звітний чек буде відправлено до ДПСУ.


Шановний бухгалтер! Всі додаткові питання стосовно інструкції ви можете задати за телефоном нашої гарячої лінії техпідтримки 0 800 750 855 безкоштовно з мобільного по Україні.

Приємної роботи.

Зв'язок
з гарячою лінією

Чекайте, будь ласка, дзвінок на ваш мобільний телефон

00хв: 30сек

Для миттєвого зв'язку з гарячою лінією введіть, будь ласка, свій номер мобільного телефону