1. Створення рахунків, актів та інших первинних документів у програмі M.E.Doc.

2. Підписання первинних документів кваліфікованим електронним підписом (КЕП).

3. Відправка первинних документів контрагентам.

4. Отримання первинних документів від контрагентів.

Модуль Документообіг програми M.E.Doc

Модуль Документообіг призначений для обміну документами в електронному вигляді з контрагентами (обмін рахунками, актами, договорами, видатковими накладними та іншими документами). Основні завдання модуля: заощадити ваш час та спростити вашу роботу. Модуль Документообіг дозволить назавжди забути про тривалий і незручний цикл завірення первинних документів та їх доставку контрагентам.

При роботі з M.E.Doc ваші документи надійно захищені від несанкціонованого втручання. Обмін первинними документами відбувається у зашифрованому вигляді з використанням кваліфікованого електронного підпису АЦСК Україна - національного лідера за показником безпеки. Ключі кваліфікованого електронного підпису є унікальним набором символів, не можуть бути підібрані або скопійовані і є гарантом того, що електронний документ підписаний саме власником електронного ключа.

Програма M.E.Doc є надійним засобом накладання КЕП, визнана експертизою Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації (ДССЗЗІ).

Обмін первинними документами. Як це працює?

Працює дуже просто. Для зручності розглянемо обмін первинними документами на прикладі контрагента А і контрагента Б. Отже:

1. Контрагент А створює первинний документ в програмі M.E.Doc або імпортує із програми BAS. Документ автоматично перевіряється за допомогою вбудованих алгоритмів перевірки та зберігається в базі даних програми M.E.Doc. Далі його можна підписати кваліфікованим електронним підписом і відправити контрагенту Б.

При прийомі документа контрагентом Б автоматично генерується і відправляється контрагенту А звіт про доставку документа.

2. Отримавши електронний документ, контрагент Б має можливість:

• Погодити документ - обирається за умови, що отриманий документ не містить помилок та повністю влаштовує контрагента Б (при цьому відправнику документа, тобто контрагенту А, буде автоматично відправлено повідомлення про підтвердження документа).
• Відхилити документ - обирається при наявності в документі помилок. В цьому випадку необхідно вказати причину відхилення документа. Контрагенту А буде автоматично відправлено повідомлення про відхилення документа із зазначенням причин відхилення.
• Відредагувати документ - обирається за умовами, якщо документ містить помилки або неточності, і контрагент Б має намір їх виправити. Користувач вносить у документ бажані зміни, підписує його та відправляє контрагенту А для доопрацювання.

У момент прийому документа контрагентом Б автоматично генерується та надсилається адресату звіт про доставку документа. У свою чергу, контрагент А теж має можливість затвердити, відхилити або редагувати документ.

Документ може редагуватися нескінченну кількість разів, поки остаточний варіант не влаштує обидві сторони. Виявлення помилки та запит на її виправлення тепер буде займати усього пару хвилин, і ніяких телефонних переговорів та очікування листів з новими документами! Вся історія змін (редагувань) документа фіксується у програмі та може бути переглянута у будь-який момент.

Зверніть увагу! Якщо ви працюєте з BAS, ви можете автоматично перенести сформовані первинні документи до M.E.Doc та навпаки всього одним натисканням. Для цього наші програмісти розробили спеціальну програму БДЖОЛА, яка автоматизує перенесення документів з BAS в M.E.Doc.

Детальніше про перенесення первинних документів за допомогою БДЖОЛА описано в інструкції на нашому сайті за посиланням.

1. Створення рахунків, актів та інших первинних документів у програмі M.E.Doc.

Для створення первинного документа у програмі M.E.Doc відкрийте, будь ласка, Головне меню - Первинні документі - Реєстр електронних документів подвійним кліком миші та виберіть період, за який бажаєте створити документ (Мал. 1).

Мал. 1

Далі в меню Файл виберіть Створити - Електронний документ (Мал. 2).

Мал. 2

У вікні Створення документа відкриється перелік бланків первинних документів. Виберіть необхідний бланк і натисніть кнопку Створити в нижній частині вікна (Мал. 3).

Мал. 3

В окремому вікні відкриється бланк документа, який необхідно заповнити та підписати згідно пункту 2 цієї інструкції.

2. Підписання первинних документів кваліфікованим електронним підписом (КЕП).

Перед відправкою первинного документу контрагенту його необхідно підписати кваліфікованим електронним підписом.

Підписи накладаються відповідно до налаштованого комплекту на кожен вид документа в налаштуваннях програми.

Для підписання первинного документа кваліфікованим електронним підписом на вкладці Наступні дії виберіть Передати документ на підпис (Мал. 4).

Мал. 4

У вікні Підпис вкажіть, будь ласка, шлях до секретних ключів на вашому комп’ютері. Введіть пароль і натисніть кнопку ОК (Мал. 5). Підпишіть документ встановленим комплектом підписів.

Мал. 5

Добра новина! У випадку, якщо співробітник в поточний момент часу не може підписати документ за допомогою програми M.E.Doc, наприклад знаходиться не в офісі, йому можна відправити посилання на цей документ. Посилання надійде на електронну адресу співробітника. Для накладання КЕП на документ за посиланням програма M.E.Doc не потрібна.

Для того щоб відправити посилання на первинний документ, на вкладці Наступні дії виберіть Відправити документ для допідписання.

У вікні Отримувач посилання в полі П.І.Б із довідника оберіть співробітника, якому потрібно відправити посилання. Поле E-Mail заповнюється автоматично, якщо адреса електронної пошти вказана у картці співробітника (при необхідності можна вказати вручну). Для продовження натисніть кнопку ОК (Мал. 6).

Мал. 6

Далі, для відправки, введіть пароль для сертифіката шифрування і натисніть кнопку ОК.

У вікні Результат відправки програма повідомить про успішну відправку документа.

Співробітник після отримання листа переходить за отриманим посиланням та підписує документ своїм КЕП.

Після підписання, для того щоб оновити статус документа у програмі M.E.Doc, натисніть, будь ласка, на панелі інструментів кнопку Отримати повідомлення 

Документ підписаний та готовий до відправлення!

3. Відправка первинних документів контрагентам.

Для відправки документа на вкладці Наступні дії виберіть, будь ласка, Відправити документ (Мал. 7).

Мал. 7

Для відправки документа контрагенту його необхідно зашифрувати. Для цього у наступному вікні введіть пароль для сертифіката шифрування та натисніть кнопку ОК.

Зверніть увагу! Якщо ваш контрагент не має спеціального програмного забезпечення (M.E.Doc, СОТА та інше), він зможе отримати та підписати від вас документ через посилання. Для цього необхідно зробити додаткові налаштування в картці контрагента. Перейдіть в меню Довідники - Контрагенти виберіть картку контрагента і відкрийте її подвійним кліком миші.

Далі перейдіть до розділу Контактні дані та натисніть кнопку . У вікні заповніть поля Найменування та E-Mail і натисніть кнопку ОК (Мал. 8).

Мал. 8

Після цього встановіть позначку Відправляти посилання на документ (Мал. 9).

Мал. 9

Після цих налаштувань при відправці документа контрагенту буде автоматично сформовано та відправлено посилання на документ. Після отримання посилання, контрагент зможе переглянути та погодити документ за допомогою КЕП.

Інформація про надіслане контрагенту посилання із зазначенням адреси електронної пошти автоматично зберігається в документах на вкладках Протокол та Відправлено контрагенту(Посилання) (Мал. 10).

Мал. 10

Документ зашифровано та відправлено контрагенту!

Відображення статусу та етапу опрацювання документа у реєстрі первинних документів дозволяє легко відстежувати стан документа. Звіт зі статистикою обміну первинними документами формується автоматично. Для того щоб його переглянути, відкрийте, будь ласка, Головне меню - Первинні документи та виберіть Монітор обміну документами.

4. Отримання первинних документів від контрагентів.

Для отримання документів від контрагентів у реєстрі первинних документів натисніть, будь ласка, кнопку  Отримати повідомлення.

Отримані первинні документи зберігаються у реєстрі первинних документів. Як тільки документи прийняті у програму, відправнику надійде повідомлення про доставку.

Необхідно переглянути отримані документи та прийняти рішення про погодження, відхилення або самостійне редагування документів.

Для цього на вкладці Наступні дії у відкритому документі натисніть, будь ласка, Відредагувати документ, Погодити документ або Відхилити (Мал. 11).

Мал. 11

• Погодити документ - виберіть за умови, що отриманий документ не містить помилок і повністю вас влаштовує. Автору документа автоматично надійде повідомлення про узгодження документа.
• Відхилити - виберіть за наявністю в документі помилок. У цьому випадку необхідно вказати причину відхилення документа. (Мал. 12)

Мал. 12

• Відредагувати документ - виберіть за умови, якщо документ містить помилки або неточності, і ви маєте намір виправити їх.

На вкладці Редакції автоматично фіксується дата та час редагування документа (Мал. 13).

Мал. 13

За необхідності в полі Коментар введіть будь-яку інформацію відносно поточного документа. Історію змін документа з коментарями зможуть побачити всі сторони документообігу.

Документ може редагуватися нескінченну кількість разів, поки остаточний варіант не влаштує обидві сторони.

Отримані документи можна завантажити в BAS за допомогою програми БДЖОЛА. Детальну інструкцію з роботи в програмі ви знайдете на нашому сайті за посиланням.

Приємної роботи!