1. Початок роботи з програмою ТТН та дорожні листи.

2. Модуль ТТН.

• 2.1. Налаштування та робота з довідниками.
• 2.2. Створення та робота з документами.

3. Модуль Дорожні листи.

• 3.1. Налаштування та робота з довідниками.
• 3.2. Створення та робота з документами.

Програма ТТН та дорожні листи призначена для автоматизації роботи з транспортними документами і складається з двох модулів:

• Модуль ТТН. Призначений для автоматичного формування товарно-транспортних накладних на підставі будь-яких товарних документів у BAS та заповнення їх за допомогою вбудованих довідників. Модуль має зручний реєстр ТТН, в якому можна переглянути усі створені документи.
• Модуль Дорожні листи. Призначений для створення дорожніх листів з автоматичним розрахунком витрат пального за нормою. Модуль забезпечує формування бухгалтерських проводок у BAS за фактичними витратами, що зменшує кількість ручних операцій та мінімізує ризик помилок.

1. Початок роботи з програмою ТТН та дорожні листи.

Програма ТТН та дорожні листи працює на платформі LOPAN SOFT. Якщо платформа ще не встановлена у вашу облікову систему, перейдіть за посиланням та виконайте встановлення відповідної версії.

Якщо платформа вже встановлена, ви можете одразу почати роботу з ТТН та дорожні листи.

Для початку роботи з програмою ТТН та дорожні листи оберіть, будь ласка, Сервіс - Додаткові звіти та обробки - Додаткові зовнішні обробки та натисніть на рядок LOPAN SOFT подвійним кліком миші. У вікні оберіть організацію, по якій будете працювати з програмою ТТН, та натисніть кнопку з назвою програми (Мал. 1).

Мал. 1

Перед вами відкрилось головне вікно програми з доступними модулями для роботи.

2. Модуль ТТН.

2.1. Налаштування та робота з довідниками.

Для налаштування параметрів роботи з модулем ТТН на вкладці Модулі натисніть кнопку ТТН.

Перед початком роботи з модулем необхідно внести інформацію в довідники, у яких зберігаються ключові дані, необхідні для заповнення реквізитів ТТН.

Для зручності та швидшого опрацювання документів ці довідники об’єднані у комплекти налаштувань. Далі розглянемо, які саме довідники входять до складу комплекту, та яку інформацію вони містять.

Для роботи з довідниками, на вкладці Документи натисніть кнопку Створити ТТН.

Щоб заповнити довідник автомобілів, натисніть в полі Автомобіль кнопку  . Відкриється довідник Транспортні засоби. При створенні нового засобу оберіть його тип — вантажний, легковий або причіп, а потім внесіть параметри довжини, висоти, ширини та ваги. Ці дані використовуються для друку ТТН.

Після внесення необхідних даних натисніть ОК (Мал. 2).

Мал. 2

Поле Причіп створюється аналогічно до поля Автомобіль, але з відповідним вибором типу транспортного засобу (Мал. 3). Після внесення даних натисніть ОК.

Мал. 3

Поле Водій заповнюється з довідника Фізичні особи. Якщо водій не є співробітником організації, потрібно створити нову картку фізичної особи. Для цього натисніть, будь ласка, кнопку  та натисніть кнопку Додати та вкажіть дані водія. (Мал. 4).

Мал. 4

Необхідні довідники для роботи заповнено. Інші довідники підтягують дані з програми Управління торговим підприємством, тому заповнювати їх вручну не потрібно.

Для продовження налаштування роботи з модулем закрийте документ ТТН та перейдіть на вкладку Комплекти налаштувань (Мал. 5).

Мал. 5

На цій вкладці довідники об’єднані у комплекти, що дозволяє зафіксувати постійні дані та не обирати їх вручну щоразу. Достатньо один раз створити комплект і надалі використовувати його в документах, що значно пришвидшує роботу.

Для створення комплекту налаштувань натисніть, будь ласка, кнопку Створити та заповніть необхідні дані.

Зверніть увагу! Не всі поля в комплекті є обов’язковими для заповнення. За потреби дані можна редагувати безпосередньо в документі.

Для збереження комплекту налаштувань натисніть ОК.

У модулі можна задати комплект налаштувань за замовчуванням. У такому разі він автоматично підставлятиметься під час створення нової ТТН, що особливо зручно, якщо перевезення виконує одне авто з постійним водієм. Щоб встановити комплект за замовчуванням, перейдіть на вкладку Налаштування та заповніть поле Комплект налаштувань за замовчуванням.

Далі перейдіть до інших налаштувань модуля (Мал. 6):

• Вкажіть одиницю виміру для розрахунку ваги вантажу.
• Задайте параметри друку.
• Оберіть інші налаштування щодо друку за потреби.

Мал. 6

Налаштування завершено. Можна переходити до роботи з модулем.

2.2. Створення та робота з документами.

Створення та зберігання всіх документів у модулі ТТН відбувається на вкладці Документи.

Для створення нового документу ТТН натисніть, будь ласка, кнопку Створити ТТН (Мал. 7).

Мал. 7

У вікні, що відкрилося, в полі Комплект налаштувань натисніть кнопку  та оберіть необхідне налаштування (Мал. 8).

Зверніть увагу! Якщо в налаштуваннях модуля встановлено комплект за замовчуванням, новий документ відкривається вже із заповненими даними з цього комплекту. За потреби їх можна змінити.

Мал. 8

Далі оберіть значення Відправник вантажу та Вантажоодержувач з довідника контрагентів облікової системи.

У полях Пункт розвантаження та Пункт навантаження виберіть адресу з довідника контрагентів облікової системи. Для цього натисніть кнопку  та оберіть потрібне значення (Мал. 9).

Зверніть увагу! Якщо адреси заповнені в картках контрагентів, ці поля можна не заповнювати вручну — вони будуть доступні для вибору зі списку під час створення ТТН.

Мал. 9

Після цього заповніть решту полів документа.

Коли основні реквізити внесено, перейдіть до відомостей про вантаж. У нижній частині документа на вкладці Документи натисніть у полі Документ-підстава кнопку   . З переліку оберіть потрібний вид документа та натисніть ОК (Мал. 10).

Мал. 10

Далі оберіть зі списку документ, за яким відбуватиметься переміщення товарів.

Зверніть увагу! В одному документі ТТН є можливість вказати декілька документів-підстав, якщо товари з них повинні бути доставлені з однакового пункту навантаження в однаковий пункт розвантаження.

Документ заповнено.

Щоб роздрукувати ТТН натисніть, будь ласка, кнопку Друк (Мал. 11).

Мал. 11

Для завершення роботи з документом натисніть ОК.

Усі створені документи відображаються на вкладці ТТН у зручному реєстрі. Їх можна редагувати, повторно друкувати, зберігати у форматі PDF або надсилати в M.E.Doc чи на електронну пошту контрагента. У модулі також доступний друк Реєстру ТТН — готового звіту, який не потребує додаткового оформлення в Excel і зручний для аналізу даних.

3. Модуль Дорожні листи.

3.1. Налаштування та робота з довідниками.

Для налаштування параметрів роботи з модулем Дорожні листи на вкладці Модулі натисніть кнопку Дорожні листи (мал. 12).

Мал. 12

Для налаштування роботи з програмою перейдіть, будь ласка, на вкладку Налаштування та заповніть необхідні поля для автоматичного заповнення документів при списанні пального (Мал.13).

Зверніть увагу! У полі Основний склад потрібно обрати склад, на якому зберігаються паливно-мастильні матеріали (ПММ). З цього складу буде виконуватися переміщення палива для відображення заправки автомобіля.

Мал. 13

Налаштування завершено. Можна переходити до роботи з модулем.

3.2. Створення та робота з документами.

Створення та зберігання всіх документів у модулі Дорожні листи відбувається на вкладці Дорожні листи.

Для створення нового документу натисніть, будь ласка, кнопку Створити (Мал. 14).

Мал. 14

Далі в документі Дорожній лист необхідно заповнити вкладки:

• дані про автомобіль;
• маршрут;
• заправка;
• злив палива.

На вкладці Дані про автомобіль у полі Автомобіль оберіть картку транспортного засобу з попередньо заповненою інформацією.

Щоб відкрити список доступних автомобілів, натисніть кнопку  в полі Автомобіль (Мал. 15).

Мал. 15

Відкрийте картку автомобіля. Якщо потрібного автомобіля в списку немає, для створення нового запису натисніть, будь ласка, кнопку Створити.

Заповніть всі необхідні поля про автомобіль та показники норми палива.

У полі Склад палива виберіть склад, який буде використовуватися, як бак автомобіля для обліку заправок (Мал. 16).

У полі Вид палива оберіть картку номенклатури основного виду палива для цього транспортного засобу (Мал. 16).

Мал. 16

Зверніть увагу! Облік палива ведеться на рахунку 203. Якщо картка пального вже існує, перевірте рахунок обліку на вкладці Рахунок та, за потреби, змініть його.

У полі Рахунок витрат вкажіть рахунок, на який буде списуватись паливо (Мал. 17).

Зверніть увагу! Це поле можна залишити порожнім, якщо списання палива здійснюється на рахунок, зазначений у загальних налаштуваннях модуля (пункт 3.1 цієї інструкції).

Мал. 17

Після заповнення всіх необхідних полів натисніть, будь ласка, кнопку ОК.

У довіднику Транспортні засоби виділіть необхідний запис та натисніть кнопку Обрати.

Поле Причіп заповнюється аналогічно до поля Автомобіль. При створенні картки встановіть позначку  у полі Причіп (Мал. 18). Заповніть необхідні поля та натисніть кнопку ОК.

Далі виділіть створений запис у довіднику та натисніть кнопку Обрати.

Мал. 18

Поле Водій заповнюється з довідника Фізичні особи. Якщо водій не є співробітником організації, необхідно створити нову картку фізичної особи. Для цього натисніть, будь ласка, кнопку  та оберіть посилання Додати та внесіть дані водія (Мал. 19).

Мал. 19

Після створення картки виділіть потрібний запис у довіднику Фізичні особи та натисніть Обрати.

Далі необхідно зазначити маршрут, за яким рухатиметься транспортний засіб. Для цього перейдіть на вкладку Маршрут і натисніть кнопку Додати маршрут  (Мал. 20).

Мал. 20

У довіднику Список маршрутів можна обрати наявний маршрут або створити новий.

Для створення нового маршруту натисніть кнопку Створити. У вікні, що відкриється, заповніть дані про маршрут і натисніть ОК ( Мал. 21).

Мал. 21

У довіднику Список маршрутів оберіть створений запис. Дані маршруту автоматично заповняться у табличній частині документа.

Якщо автомобіль перевозить вантаж, необхідно внести відповідну інформацію про вантаж та його масу. Для цього у табличній частині встановіть, будь ласка, курсор у колонку Вантаж, натисніть кнопку  та оберіть товар з довідника Номенклатура. У полі Загальна маса вантажу вкажіть відповідне значення (Мал. 22).

Зверніть увагу! Якщо вантаж складається з кількох товарів, що перевозяться одним маршрутом, у полі Вантаж повторно натисніть кнопку  та оберіть інший товар. У табличній частині вантаж буде відображатися через кому (Мал. 22).

Мал. 22

Після зазначення маршруту з кілометражем переходимо до розрахунку норми палива.

Коефіцієнти для розрахунку автоматично підтягуються з картки автомобіля та відображаються у верхній частині документа. Щоб виконати розрахунок, натисніть кнопку Розрахувати паливо за нормою. Після цього у неактивних полях відобразиться, наскільки збільшується норма відповідно до кожного коефіцієнта. У полі Витрати палива по нормі програма автоматично визначить планову кількість необхідного палива (Мал. 23).

Мал. 23

При необхідності застосувати коефіцієнт перерахунку палива для зимового періоду встановіть позначку зима та натисніть кнопку Розрахувати паливо за нормою (Мал. 24).

Мал. 24

Далі потрібно зафіксувати заправку транспортного засобу та обсяг використаного пального. На вкладці Заправка у таблиці Паливо видане вкажіть кількість пального, яким було заправлено автомобіль.

Зверніть увагу! Якщо заправка здійснювалась декількома видами пального, додайте кожну позицію номенклатури та її кількість за допомогою кнопки Додати.

Після цього натисніть кнопку  і в таблиці Паливо використане вкажіть фактичну кількість витраченого пального (Мал. 25).

Мал. 25

Поля Показник одометра початковий та Залишок палива у баку початковий заповнюються автоматично з попереднього дорожнього листа, якщо на вкладці Дані про автомобіль зазначено поле Попередній дорожній лист (Мал. 26).

Мал. 26

Якщо це перший документ для транспортного засобу, внесіть дані вручну у відповідні поля, підсвічені жовтим кольором (Мал. 27).

Мал. 27

Програма автоматично визначає кінцевий показник одометра та залишок палива у баку на підставі введених даних (Мал. 28).

Мал. 28

Після заповнення всіх необхідних даних у документі Дорожній лист, перейдіть до відображення заправки в обліковій системі.

На вкладці Заправка натисніть кнопку Перемістити паливо (Мал. 29).

У системі автоматично створиться та заповниться документ Переміщення товарів. Для перегляду цього документа натисніть кнопку  .

Мал. 29

Використане транспортним засобом паливо також потрібно списати на витрати в бухгалтерському обліку. Для цього натисніть кнопку Списати паливо (Мал. 30).

У системі автоматично створиться та заповниться документ Списання товарів. Щоб переглянути його, натисніть кнопку  .

Мал. 30

За потреби зливу палива з автомобіля перейдіть, будь ласка, на вкладку Злив палива та натисніть кнопку Додати. Виберіть вид пального і вкажіть його кількість (Мал. 31).

Для відображення зливу палива в бухгалтерському обліку натисніть кнопку Злити паливо. У системі автоматично створиться та заповниться документ Переміщення товарів. Щоб переглянути його, натисніть кнопку  .

Мал. 31

Щоб зберегти внесені дані натисніть кнопку Записати та для друку документа натисніть кнопку Друк (Мал. 32).

Мал. 32

Документ Дорожній лист та всі необхідні бухгалтерські проведення успішно створено.

На вкладці Звіти можна переглянути підсумки за витратами та рухом палива, показниками одометра й використанням транспорту.

Усі дорожні листи зберігаються в табличній частині на вкладці Дорожні листи. За потреби будь-який документ можна відкрити для редагування та повторного друку.

Приємної роботи!