Дорожній лист - документ, який використовується для обліку виконаної роботи автомобілем (пробіг, маршрут, дані про водія, дані про автомобіль) та містить інформацію про обсяг спожитого пального, яке залежить від відстані, пройденого автомобілем.

Модуль Дорожні листи реалізовано нашими програмістами в рамках програми ТТН та ДОРОЖНІ ЛИСТИ та дозволяє:

• заправляти транспорт паливно-мастильним матеріалом (ПММ);
• списувати ПММ по нормі та понад норму по кожному рейсу;
• формувати друковану форму дорожнього листа;
• зберігання дорожні листи в обліковій програмі BAS.

У даній інструкції розглянуто встановлення програми ТТН та ДОРОЖНІ ЛИСТИ на прикладі конфігурації BAS Бухгалтерія. Для інших конфігурацій процес встановлення аналогічний.

1. Встановлення платформи LOPAN SOFT.

Для того, щоб встановити платформу LOPAN SOFT завантажте, будь ласка, ось цей файл, та розпакуйте отриманий архів LOPAN_SOFT.zip.

У конфігурації BAS Бухгалтерія відкрийте, будь ласка, меню Адміністрування - Друковані форми, звіти та обробки - Додаткові звіти та обробки та натисніть кнопку Створити. У вікні виберіть файл LOPAN_soft_v2.0.epf з того каталогу, в який ви попередньо зберегли, та натисніть Відкрити. Далі натисніть на посилання Не визначено у полі Розміщення (Мал. 1).

Мал. 1

У наступному вікні встановіть позначку  у пункті Продажі та натисніть кнопку ОК (Мал. 2).

Мал. 2

Для доступу до платформи LOPAN SOFT користувачам необхідно додати права. Для цього у табличній частині вікна Додаткова обробка (створення) встановіть, будь ласка, курсор миші на колонці Швидкий доступ та натисніть кнопку . У вікні за допомогою кнопки , перенесіть у праве вікно тих користувачів, яким буде доступна платформа, та натисніть кнопку ОК (Мал. 3).

Мал. 3

Після заповнення усіх необхідних полів натисніть кнопку Записати і закрити.

Платформа LOPAN SOFT встановлена. 

2. Налаштування параметрів роботи з модулем Дорожні листи.

Для початку роботи з модулем Дорожні листи у конфігурації BAS Бухгалтерія відкрийте, будь ласка, меню Продажі, у розділі Сервіс оберіть пункт Додаткові обробки та натисніть кнопку Виконати. У вікні оберіть організацію, по якій будете працювати з програмою ТТН та ДОРОЖНІ ЛИСТИ, та натисніть кнопку з назвою програми (Мал. 4). 

Мал. 4

Перед вами відкрилося робоче вікно програми ТТН та ДОРОЖНІ ЛИСТИ.

Відкрийте модуль Дорожні листи, для цього натисніть кнопку з назвою модуля (Мал. 5).

Мал. 5

Перед початком роботи з модулем необхідно зробити налаштування. Для цього перейдіть, будь ласка, на вкладку Налаштування та оберіть відповідні значення у полях для автоматичного заповнення основних реквізитів при списанні палива (Мал. 6).

Зверніть увагу! У полі Основний склад необхідно обрати склад, на якому зберігається  паливно-мастильні матеріали (ПММ). З цього складу буде відбуватися переміщення палива для відображення заправки автомобіля.

Мал. 6

Налаштування параметрів роботи завершено.

3. Робота з документом Дорожній Лист.

Створення та зберігання всіх документів у модулі Дорожні листи відбувається на вкладці Дорожні листи.

Для створення нового документу натисніть, будь ласка, кнопку Створити (Мал. 7). 

Мал. 7

Далі в документі Дорожній лист необхідно заповнити:

• дані про транспортний засіб;
• маршрут;
• показники для розрахунку норми палива.

Щоб заповнити дані про транспортний засіб на вкладці Дані про автомобіль оберіть картку транспортного засобу, з заповненою інформацією по ньому. Щоб відкрити список автомобілів натисніть, будь ласка, кнопку  у полі Автомобіль (Мал. 8).

Мал. 8

Довідник Список автомобілів є спільним для модулів ТТН та Дорожні листи. Якщо у вас раніше вже були створені записи та ці ж автівки будуть використовуватися у документі Дорожній лист, їх не потрібно створювати наново. Вже в наявній картці необхідно заповнити коефіцієнти у блоці Показники для розрахунку норми палива. Для редагування картки автомобіля виділіть необхідний запис у довіднику і натисніть кнопку Змінити.

Якщо необхідного автомобіля в списку немає, для створення нового запису натисніть, будь ласка, кнопку Створити.

Далі заповніть всі поля по автівці та необхідні коефіцієнти палива.

У полі Склад палива оберіть склад, який буде використовуватися, як бак автомобіля для відображення заправки (Мал. 9).

У полі   Вид палива  оберіть картку номенклатури основного виду палива для цього автомобіля (Мал. 9).

Зверніть увагу! Паливо відображається на 203 рахунку обліку. Якщо номенклатура раніше вже була створена, перевірте рахунок обліку в картці палива на вкладці Рахунок, та за потреби змінить його.

Мал. 9

У полі Рахунок витрат вкажіть рахунок для списання палива.

Зверніть увагу! Рахунок витрат не потрібно заповнювати, якщо списання палива відображається на рахунок вказаний у загальних налаштуваннях модуля (пункт 2 цієї інструкції).

За потреби оберіть необхідний рахунок та заповніть відповідну аналітику (Мал. 10).

Мал. 10

Після заповнення всіх необхідних полів натисніть, будь ласка, кнопку ОК.

У вікні Список автомобілів виділіть необхідний запис та натисніть кнопку Обрати.

Поле Причіп заповнюється так само, як поле Автомобіль. При створенні картки встановіть позначку  у полі Причіп (Мал. 11). Заповніть необхідні поля та  натисніть кнопку ОК.

 Далі виділіть створений запис в довіднику та натисніть кнопку Обрати.

Мал. 11

Поле Водій заповнюється з довідника Фізичні особи. Якщо водій не є співробітником організації, треба зробити нову картку фізичної особи. Для цього натисніть, будь ласка, кнопку  та натисніть посилання Показати всі (Мал. 12). 

Мал. 12

У наступному вікні натисніть кнопку Створити та вкажіть дані водія.

Виділіть необхідний запис в довіднику Фізичні особи та натисніть Обрати.

Далі необхідно вказати маршрут, за яким буде пересуватися транспортний засіб. Для цього на вкладці Маршрут натисніть кнопку Додати маршрут  (Мал. 13).

Мал. 13

У довіднику Список маршрутів натисніть кнопку Створити.

У наступному вікні заповніть, будь ласка, дані про маршрут та натисніть кнопку ОК (Мал. 14).

Мал. 14

У довіднику Список маршрутів оберіть створений запис. Дані по маршруту автоматично перенесуться у табличну частину.

Якщо автомобіль пересувається з вантажем, необхідно додати в документ інформацію про вантаж та його масу. Для цього у табличній частині встановіть, будь ласка, курсор миші на колонці Вантаж, натисніть кнопку  та оберіть товар з довідника Номенклатура. Загальну масу вантажу вкажіть у однойменному полі (Мал. 15).

Зверніть увагу! Якщо вантаж складається з декількох товарів та доставляється по одному маршруту,  у полі Вантаж ще раз натисніть кнопку  та оберіть інший товар. У табличній частині вантаж буде відображатися через кому (Мал. 15).

Мал. 15

Маршрут з показниками кілометражу зазначено. Далі переходимо до розрахунку норми палива.

Для розрахунку норми палива коефіцієнти у верхній частині документа заповнюються автоматично з картки автомобіля. Для того щоб розрахувати кількість необхідного палива по нормі, натисніть, будь ласка,  кнопку Розрахувати паливо за нормою. У неактивних полях відобразиться наскільки збільшиться норма палива відповідно до конкретного коефіцієнта. У полі Витрати палива по нормі програма розрахує планову кількість необхідного палива (Мал. 16).

Мал. 16

При необхідності застосувати коефіцієнт перерахунку палива для зимового періоду встановіть позначку зима та натисніть кнопку Розрахувати паливо за нормою (Мал. 17).

Мал. 17

Далі необхідно показати заправку транспортного засобу та використане паливо автомобілем. Для цього на вкладці Заправка в таблиці Паливо видане вкажіть, будь ласка, кількість пального, на яку заправили автомобіль.

Зверніть увагу! Якщо транспортний засіб заправлявся декількома видами палива, додайте у таблицю номенклатуру та його кількість за допомогою кнопка Додати.
Наступним кроком натисніть кнопку  та у таблиці Паливо використане вкажіть кількість використаного пального (Мал. 18).

Щоб показати фактичні дані по паливу заповніть, будь ласка, поля, підсвічені жовтим кольором (Мал. 19):

• Показник одометра початковий – початкова кількість проїханих кілометрів;
• Залишок палива у баку початковий – початкова кількість палива в автомобілі.

Мал. 19

Зверніть увагу! Для того щоб початкові показники одометра та залишки палива у баку по транспортному засобу автоматично перенеслися з попереднього дорожнього листа на вкладці Дані про автомобіль заповніть поле Попередній дорожній лист (Мал. 20).

Мал. 20

Програма автоматично розрахує кінцеві показники одометра та залишку палива у баку (Мал. 21). 

Мал. 21

Всі необхідні дані в документі Дорожній лист заповнено. Далі необхідно зробити проведення по бухгалтерському обліку.

Щоб відобразити заправку автомобіля по бухгалтерському обліку на вкладці Заправка натисніть, будь ласка, кнопку Перемістити паливо (Мал. 22). В обліковій системі створиться та автоматично заповниться документ Переміщення товарів. Щоб його переглянути натисніть кнопку .

Мал. 22

Також по бухгалтерському обліку, використане автомобілем паливо, необхідно списати на витрати. Для цього натисніть, будь ласка, кнопку Списати паливо (Мал. 23). В обліковій системі створиться та автоматично заповниться документ Списання товарів. Щоб його переглянути  натисніть кнопку  .

Мал. 23

При необхідності злити паливо з автомобіля перейдіть, будь ласка, на вкладку Злив палива натисніть кнопку Додати. Далі оберіть паливо та вкажіть його кількість (Мал. 24).

Щоб відобразити злив палива по бухгалтерському обліку натисніть кнопку Злити паливо (Мал. 24). В обліковій системі створиться та автоматично заповниться документ Переміщення товарів. Щоб його переглянути натисніть кнопку .

Мал. 24

Щоб зберегти дані натисніть кнопку Записати та для того щоб роздрукувати Дорожній лист, натисніть кнопку Друк (Мал. 25).

Мал. 25

Документ Дорожній лист та всі необхідні проведення по бухгалтерському обліку створені.

Дорожні листи зберігаються в табличній частині на вкладці Дорожні листи. В кожен документ можна внести зміни та повторно роздрукувати.