Завантаження даних з табличного документа «Excel» в «BAS»

ЗАВАНТАЖЕННЯ ДАНИХ З ТАБЛИЧНОГО ДОКУМЕНТА EXCEL В BAS

В усіх конфігураціях BAS існує можливість завантажити дані із табличного документа Excel у будь-який довідник, регістр відомостей або табличну частину документа.

У даній інструкції розглянуто завантаження даних з табличного документу Excel на прикладі конфігурації BAS Бухгалтерія. Для інших конфігурацій процес завантаження аналогічний.

Завантаження проходить за допомогою зовнішньої обробки. Для початку роботи завантажте, будь ласка, файл обробки за посиланням, та розпакуйте отриманий архів ЗавантаженняДанихІзТабличногоДокументу.zip.

Зверніть увагу! Для завантаження даних, на комп’ютері повинна бути встановлена програма MS Excel та формат файлу з якого буде завантажуватися інформація повинен бути *.xls (з форматом *.xlsx дана обробка не працює).

Далі у конфігурації BAS Бухгалтерія натисніть, будь ласка, Сервіс та налаштування - Файл - Відкрити (Мал. 1).

Мал. 1

Зверніть увагу! Якщо у вас платформа нижче 8.3.15, натисніть, будь ласка, кнопку Головне меню - Файл - Відкрити.

Оберіть файл ЗавантаженняДанихІзТабличногоДокументу_Керовані_форми.epf із того каталогу, в який ви його попередньо зберегли та натисніть кнопку Відкрити.

У наступному вікні Попередження безпеки натисніть кнопку Так (Мал. 2).

BAS

Мал. 2

У новій вкладці відкриється обробка. У першу чергу необхідно вказати куди будуть завантажуватися дані з файлу Excel. Для цього у полі Завантаження в позначте, один з варіантів: Довідник, Табличну частину або Регістр відомостей.

Залежно від обраного місця завантаження, заповніть запропоновані поля. А саме:

- якщо обраний Довідник, у полі Вид довідника оберіть у який саме довідник будуть завантажуватися дані (Мал. 3);

BAS

Мал. 3

- якщо завантаження буде проходити у Табличну частину, необхідно заповнити поля Посилання та Таблична частина. У полі Посилання спочатку оберіть, будь ласка, із списку вид документа, потім оберіть сам документ (створити попередньо пустий документ). У полі Таблична частина оберіть вкладку документа для заповнення (Мал. 4);

BAS

Мал. 4

Зверніть увагу! При завантаженні даних з файлу Excel у табличну частину будь-якого документа, необхідно попередньо створити усі необхідні довідники. Наприклад, для завантаження даних у табличну частину документа Надходження товарів та послуг, повинен бути заповнений довідник Номенклатура. При завантаженні виконується пошук номенклатури по найменуванню, у разі її відсутності, в документі буде створено рядок з порожнім значенням у полі Найменування.

- якщо обраний Регістр відомостей, у полі Вид регістру оберіть регістр, у який будуть завантажуватися дані. За аналогією завантаження даних у довідник.

Після того як всі необхідні поля у верхній частині обробки заповнені, необхідно відкрити файл табличного документу Excel, із якого буде завантажуватися інформація. Для цього натисніть, будь ласка, кнопку

, оберіть файл та натисніть кнопку Відкрити (Мал. 5).

Зверніть увагу! При виборі файлу у вікні Прочитати табличний документ з файлу необхідно встановити формат Лист Excel (*.xls).

Мал. 5

Після завантаження вся інформація з документа Excel відобразиться на вкладці Табличний документ.

Далі необхідно виконати налаштування для завантаження. Для цього перейдіть, будь ласка, на вкладку Налаштування, натисніть кнопку Група нумерації колонок та у випадаючому меню оберіть Ручна нумерація колонок табличного документа (Мал. 6).

Також у полі Перший рядок даних табличного документа вкажіть номер рядка, з якого буде починати завантажуватися інформація. За замовчуванням стоїть цифра 2, тому що перший рядок – це назва колонок (при необхідності можна змінити) (Мал. 6).

BAS, BAS бухгалтерія, ИТС BAS, навчання BAS

Мал. 6

Потім необхідно у табличній частині вкладки Налаштування залишити відміченими тільки ті поля, до яких буде переноситись інформація та вказати з якої графи вкладки Табличний документ необхідно її взяти.

Для цього подивіться, будь ласка, на перше поле. Якщо в нього необхідно передавати інформацію, залиште позначку у графі Позначка. У нашому прикладі, перше поле, це Код. Інформацію у нього будемо переносити. У графі Позначка залишаємо відмітку

(Мал. 7).

Мал. 7

Далі в обраному полі необхідно заповнити графу Номер колонки. Для того щоб визначити, який номер необхідно вказати, перейдіть, будь ласка, на вкладку Табличний документ та подивіться в якій графі знаходиться інформація, яка буде завантажуватися в дане поле. Перейдіть на вкладку Налаштування та вкажіть цей номер. У нашому прикладі, це графа 2 (Мал. 8).

Мал. 8

Повторіть дану процедуру з усіма колонками із вкладки Табличний документ (на малюнку 9 наведено приклад зіставлення колонок табличного документу з реквізитами програми для завантаження даних у довідник Номенклатура).

Мал. 9

Також дана обробка дозволяє у певний реквізит встановлювати значення за замовчуванням для всіх створюваних об’єктів.

Для цього на вкладці Налаштування у колонці Режим завантаження оберіть з випадаючого списку значення Встановлювати, у колонці Значення за замовчуванням натисніть кнопку

та оберіть необхідне значення (Мал. 10). Також у цьому рядку в колонці Позначка встановіть відмітку

Мал. 10

Дана обробка, перед завантаженням даних з табличного документу Excel, дозволяє виконати перевірку на унікальність по обраним реквізитам.

Для цього у рядку унікального реквізиту в колонці Поле пошуку встановіть, будь ласка, позначку

(Мал. 11). Далі обробка, перед створенням нового елементу, виконає пошук у базі BAS по заданій колонці табличного документу, в якому міститься реквізит порівняння. Якщо елемент з таким значенням вже існує, він буде перезаписаний даними з файлу завантаження.

BAS

Мал. 11

Налаштування завершено. Переходимо до завантаження інформації у BAS.

Для завантаження даних з табличного документу Excel перейдіть, будь ласка, на вкладку Табличний документ та натисніть кнопку Контроль заповнення. Після отримання інформаційного вікна про відсутність помилок натисніть посилання Завантажити (Мал. 12).

Зверніть увагу! Якщо після контроля заповнення виникли помилки, рекомендуємо їх виправити для коректного завантаження даних у BAS.

Мал. 12

Після завантаження даних, програма відобразить інформаційне вікно з результатами завантаження.

Завантаження даних завершено.

Приємної роботи!