Загрузка данных из табличного документа "Excel" в "BAS" или "1С:Підприємство 8"


Во всех конфигурациях
"BAS" и "1С:Підприємство 8" есть возможность загрузить данные из табличного документа "Excel" в любой справочник, регистр сведений или табличную часть документа.

Загрузка происходит с помощью внешней обработки. Скачайте, пожалуйста, файл обработки по ссылке, и распакуйте полученный архив "ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.zip".

Обратите внимание! Для загрузки данных на компьютере должна быть установлена программ MS Excel и формат файла должен быть *.xls (с форматом *.xlsx данная обработка не работает).

В данной инструкции рассмотрена загрузка данных из табличного документа "Excel" на примере конфигурации "Бухгалтерія 8 для України, редакція 2.0". Для других конфигураций процесс загрузки аналогичен.

Обратите внимание! Обработка предусмотрена для работы с русским языком интерфейса конфигурации.

Для начала работы с обработкой в конфигурации "Бухгалтерія 8 для України" нажмите, пожалуйста, "Сервис и настройки" - "Файл" - "Открыть" (Рис. 1).

Рис. 1

Обратите внимание!
Если у вас платформа ниже 8.3.15, нажмите, пожалуйста, кнопку "Главное меню"  - "Файл" - "Открыть".

В открывшемся окне выберите файл "ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента_Управляемые формы.epf" из того каталога, в который вы его предварительно сохранили и нажмите кнопку "Открыть".

Обратите внимание! Если у вас конфигурация "Управління торговим підприємством для України" нажмите, пожалуйста, "Файл" - "Открыть", выберите файл "ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента_УТ_УТП.epf" из того каталога, в который вы его предварительно сохранили и нажмите кнопку "Открыть".

В следующем окне "Предупреждение безопасности" нажмите кнопку "Да" (Рис. 2).

Рис. 2

В новой вкладке откроется обработка. В первую очередь необходимо указать куда будут загружаться данные из файла "Excel". Для этого в поле "Загрузка в" отметьте, пожалуйста, один из вариантов: "Справочник", "Табличную часть" или "Регистр сведений".

В зависимости от выбранного места загрузки, заполните предложенные поля. А именно:

- если выбран "Справочник", в поле "Вид справочника" выберите в какой именно справочник будут загружаться данные (Рис. 3);

Рис. 3

- если загрузка будет происходит в "Табличную часть", необходимо заполнить поля "Ссылка" и "Табличная часть". В поле "Ссылка" сначала выберите, пожалуйста, из списка вид документа, затем выберите сам документ (создать предварительно пустой документ). В поле "Табличная часть" выберите вкладку документа для заполнения (Рис. 4);

Рис. 4

Обратите внимание!
При загрузке данных из файла "Excel" в табличную часть любого документа, необходимо предварительно создать все необходимые справочники. Например, для загрузки данных в табличную часть документа "Поступление товаров и услуг", должен быть заполнен справочник "Номенклатура". При загрузке выполняется поиск номенклатуры по наименованию, при отсутствии в справочнике, в документе будет создана строка с пустым значением в поле "Наименование".

- если выбран "Регистр сведений", в поле "Вид регистра" выберите регистр, в который будут загружаться данные. По аналогии загрузки данных в справочник.

После того как все необходимые поля в верхней части обработки выбраны, необходимо открыть файл табличного документа "Excel", из которого будет загружаться информация. Для этого нажмите, пожалуйста, кнопку , выберите файл и нажмите кнопку "Открыть" (Рис. 5).

Обратите внимание!
При выборе файла в окне "Прочитать табличный документ из файла" необходимо установить формат "Лист Excel (*.xls)".

Рис. 5

После загрузки, вся информация из документа "Excel", отобразится на вкладке "Табличный документ".

Далее необходимо выполнить настройки загрузки. Для этого перейдите, пожалуйста, на вкладку "Настройка", нажмите кнопку "Нумерация колонок" и в выпадающем меню выберите "Ручная нумерация колонок табличного документа" (Рис. 6).

Также в поле "Первая строка данных табличного документа" укажите номер строки, с которой будет загружаться информация. По умолчанию стоит цифра 2, так как первая строка – это название колонок (при необходимости можно изменить) (Рис. 6).

Рис. 6

Затем необходимо в табличной части вкладки "Настройки" оставить отмеченными только те поля, в которые будет переносится информация и указать из какой графы вкладки "Табличный документ" необходимо ее взять.

Для этого посмотрите, пожалуйста, на первое поле. Если в него необходимо передавать информацию, оставьте отметку в графе "Пометка". В нашем примере, первое поле, это "Код". Информацию в него будем переносить. В графе "Пометка" оставляем отметку  (Рис. 7).

Рис. 7

Далее по выбранному полю необходимо заполнить графу "Номер колонки". Для того чтобы определить, какой номер необходимо указать, перейдите, пожалуйста, на вкладку "Табличный документ" и посмотрите в какой графе находится информация, которая будет загружаться в настраиваемое поле. Перейдите на вкладку "Настройки" и укажите этот номер. В нашем примере, это графа "2" (Рис. 8).

Рис. 8

Повторите эту процедуру со всеми колонками из вкладки "Табличный документ" (на рисунке 9 приведен пример сопоставления колонок табличного документа с реквизитами программы для загрузки данных в справочник "Номенклатура").

Рис. 9

Также данная обработка позволяет в определенный реквизит устанавливать значение по умолчанию для всех создаваемых объектов.

Для этого на вкладке "Настройки" в столбце "Режим загрузки" выберите из выпадающего списка значение "Устанавливать", в колонке "Значение по умолчанию" нажмите кнопку  и выберите необходимое значение (Рис. 10). Также в этой строке в колонке "Пометка" установите отметку .

Рис. 10

Обратите внимание!
Данная обработка, перед загрузкой данных из табличного документа "Excel", позволяет выполнить проверку на уникальность по выбранным реквизитам.

Для этого в строке уникального реквизита в колонке "Поле поиска" установите, пожалуйста, отметку  (Рис. 11). Далее обработка, перед созданием нового элемента, выполнит поиск в базе "BAS" или "1С:Підприємство 8" по заданной колонке табличного документа, в котором содержится реквизит сравнения. Если элемент с таким значением уже есть, он будет перезаписан данными с загружаемого файла.

Рис. 11

Настройка завершена. Переходим к загрузке информации в "BAS" или "1С:Підприємство 8".

Для загрузки данных из табличного документа "Excel" перейдите, пожалуйста, на вкладку "Табличный документ" и нажмите кнопку "Контроль заполнения". После получения информационного окна об отсутствии ошибок нажмите ссылку "Загрузить данные" (Рис. 12).

Обратите внимание! Если после контроля заполнения возникли ошибки, рекомендуем их исправить для корректной загрузки данных в "BAS" или "1С:Підприємство 8".

Рис. 12

После загрузки данных, программа отобразит информационное окно с результатами загрузки.

Загрузка данных завершена.


Уважаемый бухгалтер! Все вопросы, которые у вас возникли по инструкции, вы можете задать по телефону нашей горячей линии техподдержки: 0 800 750 855, бесплатно с мобильного по Украине.

Приятной работы!


Cвязь
с горячей линией

Ожидайте, пожалуйста, звонок на ваш мобильный телефон

00мин: 30сек

Для мгновенной связи с горячей линией введите, пожалуйста, свой номер мобильного телефона