Работа с модулем "Документооборот" программы "M.E.Doc"
 




Модуль "Документооборот" программы "M.E.Doc"
 

Модуль "Документооборот" предназначен для обмена документами в электронном виде с контрагентами (обмен счетами, актами, договорами, расходными накладными и другими документами). Основные задачи модуля: экономить ваше время и упростить вашу работу.

Модуль "Документооборот" позволит навсегда забыть о длительном и неудобном цикле заверения первичных документов и их доставки контрагентам. Модулем на данный момент пользуются более чем 500 тыс. предприятий Украины, поэтому наслаждаться преимуществами электронного документооборота вы сможете сразу.

При работе с "M.E.Doc" ваши документы надежно защищены от несанкционированного вмешательства. Обмен первичными документами происходит в зашифрованном виде с использованием электронной цифровой подписи АЦСК "Украина" - национального лидера по показателю безопасности. Ключи электронной цифровой подписи (ЭП) являются уникальным набором символов, не могут быть подобраны или скопированы и являются гарантом того, что электронный документ подписан именно владельцем электронного ключа.

Сама программа "M.E.Doc" является надежным средством наложения ЭП, признана экспертизой Государственной службы специальной связи и защиты информации (ГСССЗИ).


Обмен первичными документами. Как это работает?

Работает очень просто. Для удобства рассмотрим обмен первичными документами на примере контрагента "А" и контрагента "Б". Итак:

1. Контрагент "А" создает первичный документ в программе "M.E.Doc" или импортирует из программы "1С:Підприємство 8". Документ автоматически проверяется с помощью встроенных алгоритмов проверки и хранится в базе данных программы "M.E.Doc". Далее его можно подписать электронной цифровой подписью и отправить контрагенту "Б".

При приеме документа контрагентом "Б" автоматически генерируется и отсылается контрагенту "А" отчет о доставке документа.

2. Получив электронный документ, контрагент "Б" имеет возможность:

  • "Затвердити документ" - выбирается при условии, что полученный документ не содержит ошибок и полностью устраивает контрагента "Б" (при этом отправителю документа, т.е. контрагенту "А", будет автоматически отправлено сообщение о подтверждении документа).
  • "Відмовити у прийомі" - выбирается при наличии в документе ошибок. В этом случае необходимо указать причину отклонения документа. Контрагенту "А" будет автоматически отправлено сообщение об отклонении документа с указанием причины отказа.
  • "Відредагувати документ" - выбирается при условии, что документ содержит ошибки или неточности, и контрагент "Б" намерен их исправить. Пользователь вносит в документ желаемые изменения, подписывает его и отправляет контрагенту "А" для доработки.

В момент приема документа контрагентом "А" автоматически генерируется и отсылается адресату отчет о доставке документа. В свою очередь, контрагент "А" тоже имеет возможность утвердить, отклонить или редактировать документ.

Хорошая новость! Документ может редактироваться бесконечное количество раз, пока окончательный вариант не устроит обе стороны. Выявление ошибки и запрос на ее исправление теперь будет занимать всего пару минут, и никаких телефонных переговоров и ожидания писем с новыми документами! Вся история изменений (редактирований) документа фиксируется в программе и может быть пересмотрена в любой момент.


1. Настройка параметров работы с модулем "Документооборот" в программе "M.E.Doc".

Разработчиком программы "M.E.Doc" уже предусмотрен документообмен с контрагентами, но не более 50 документов в месяц. Если есть необходимость отправлять больше документов, нужен модуль "Документообмен". В таком случае, лицензию (код доступа) на этот модуль необходимо загрузить в программу. Для этого, откройте, пожалуйста, в программе раздел "Адміністрування" и выберите меню "Керування кодом доступу" (Рис. 1).

Рис. 1

Для загрузки кода доступа из сети интернет необходимо нажать кнопку "Завантажити", после чего программа отобразит ваш код доступа. Нажмите кнопку "ОК" (Рис. 2).

Рис. 2

После этого в окне "Керування кодом доступу" необходимо нажать кнопку "Зберегти" (Рис. 1), и, после сообщения о том, что код доступа изменен, нажать "ОК".


2. 
Передача документов из "1С:Підприємство 8" в "M.E.Doc" и обратно при помощи программы "ПЧЕЛА".

В программе "M.E.Doc" есть возможность создавать первичные документы или импортировать их из учетных систем. Импорт документов позволяет существенно экономить время на внесение данных в программу.

Для автоматизации импорта документов из "1С:Підприємство 8" в "M.E.Doc" нашими программистами разработана специальная программа "ПЧЕЛА", которая переносит данные из одной программы в другую нажатием одной кнопки.

В программе реализована передача следующих документов:

  • первичные документы:
    • счет покупателю;
    • расходная накладная;
    • акт сверки;
    • акт выполненных работ и оказания услуг;
    • возвратная накладная (от покупателя);
    • возвратная накладная (поставщику);
    • налоговая накладная;
    • приложение 2 к налоговой накладной.

  • отчеты:
    • Отчет по единому социальному взносу (Приложение 4);
    • Форма №1ДФ Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного с них налога;
    • Декларация по налогу на добавленную стоимость (НДС) с приложениями;
    • Декларация по налогу на прибыль предприятий;
    • Декларация плательщика единого налога;
    • Форма № 1. Баланс;
    • Формы № 1-мс, 2-мс. Упрощенный финансовый отчет субъекта малого предпринимательства;
    • Формы № 1-м, 2-м. Финансовый отчет субъекта малого предпринимательства.

В данном пункте инструкции рассмотрен процесс передачи первичных документов на примере конфигурации "Бухгалтерія 8 для України, редакція 2.0". Процесс передачи отчетов рассмотрен в полной инструкции по работе с программой "ПЧЕЛА".

Для начала работы с программой "ПЧЕЛА" в конфигурации "Бухгалтерія 8 для України, редакція 2.0" откройте, пожалуйста, меню "Операции" в разделе "Сервис" выберите пункт "Дополнительные обработки" и нажмите на кнопку "Выполнить".  

В открывшемся окне выберите организацию, по которой будете работать с программой "ПЧЕЛА", и нажмите кнопку "Запуск" (Рис.3).

Рис. 3

Перед вами открылось рабочее окно программы "ПЧЕЛА".

Перейдите на вкладку "Настройки" и укажите каталог установленной программы "M.E.Doc" (Рис. 4).

Рис. 4

Настройка параметров работы завершена. Программа "ПЧЕЛА" готова передавать документы.

Для осуществления передачи документов из "1С:Підприємство 8" необходимо, чтобы программа "M.E.Doc" была запущена. Для этого в рабочем окне программы "ПЧЕЛА" на вкладке "Первичные документы" нажмите кнопку "Запустить M.E.Doc" .

Обратите внимание!
Можно передавать одновременно несколько типов первичных документов! Вы можете отправить вашему контрагенту сразу весь пакет документов по хозяйственной операции.

Для передачи документов в "М.Е.Doc" в рабочем окне программы "ПЧЕЛА" на вкладке "Первичные документы" выберите, пожалуйста, период и организацию. В поле "Документ" нажмите на кнопку  и установите отметки возле видов документов, которые будете передавать в программу "M.E.Doc", и нажмите кнопку "Выбрать". Далее нажмите кнопку "Найти по параметрам"   (Рис. 5).

Рис. 5

В появившемся списке документов выберите необходимые. Выделить все документы можно с помощью кнопки "Выделить все"  (Рис. 6). Выделение нескольких документов выполняется стандартной комбинацией клавиш для Windows:

  • CTRL + левая кнопка мыши – для поштучного выделения;
  • SHIFT + левая кнопка мыши – для выделения "от" и "до".
Рис. 6

Для передачи выделенных первичных документов нажмите кнопку "Передать в M.E.Doc" . После того как документы будут переданы, они появятся в программе "M.E.Doc" в разделе "Реєстр первинних документів", в том периоде, за который были выписаны. Дальнейшая работа с документами ведется в программе "M.E.Doc".

Хорошая новость! Документы, полученные от контрагентов в программу "M.E.Doc", можно автоматически передать в "1С:Підприємство 8".

С помощью программы "ПЧЕЛА" из "M.E.Doc" в "1С:Підприємство 8" можно передать следующие входящие документы:

  • акт выполненных работ и оказания услуг;
  • налоговая накладная;
  • приложение 2 к налоговой накладной.

Для передачи первичных документов в "1С:Підприємство 8" необходимо в разделе "Реєстр первинних документів" программы "M.E.Doc" выделить входящие документы и в выпадающем меню "Сервіс" выбрать "Відправити в 1С" (Рис. 7).

Рис. 7

После передачи документы появятся в программе "1С:Підприємство 8".


3. Создание счетов, актов и других первичных документов и отправка их контрагентам.

Для создания первичного документа в программе "M.E.Doc" выполните, пожалуйста, следующие действия:

1. В реестре первичных документов выберите период, за который будете создавать документ, и нажмите "Файл" "Створити" (Рис. 8).

Рис. 8

2. В окне "Створення звіту" откроется перечень бланков первичных документов (Рис. 9). Выберите необходимый бланк и нажмите кнопку "Створити" в нижней части окна.

Рис. 9

3. В отдельном окне откроется бланк документа, который необходимо заполнить и подписать электронной цифровой подписью.

Для этого в открытом первичном документе на вкладке "Наступні дії" выберите, пожалуйста, "Передати документ на підпис" (Рис. 10) и введите пароли для наложения электронной цифровой подписи.

Рис. 10

4. Для того чтобы создать и отправить ссылку на первичный документ, по которому сотрудники предприятия- отправителя могут подписать документ нужно выполнить следующие действия.

Выберите неотправленный первичный документ, который необходимо подписать сотруднику предприятия. На вкладке "Наступні дії" выполните команду "Відправити документ для допідписання".

Рис. 11

Хорошая новость! Отображение статуса и этапа обработки документа позволит вам легко отслеживать состояние документа. Отчет со статистикой обмена первичными документами формируется автоматически!

6. Начиная с версии 11.01.019 появилась возможность сгенерировать ссылку на необходимый первичный документ и отправить эту ссылку контактному лицу контрагента с помощью электронной почты.

Функция доступна для документов, обмен которыми осуществляется через платформу "ПТАХ". Электронные адреса контрагентов, на которые возможно отправлять ссылку, должны быть предварительно настроенны в разделе "Контактні дані" модуля "Довідники""Контрагенти""Картка контрагента". По полученной ссылке контрагент сможет пересмотреть, согласовать или отклонить документ. Контрагент удостоверяет выполнение операций с первичным документом с помощью электронной подписи. Возможно сохранить графическое отражение документа в виде файла PDF с наложенными на него электронными подписями. Информация об отправленных контрагентам ссылках хранится на вкладке документа "Протокол". Отправить контрагенту ссылки на документ возможно как в автоматическом режимы, так и в ручном режиме.

Для автоматического отправления ссылки на документ:

1. Выполните настройку контактных лиц, что должны получать ссылку, как описаны в разделе "Контактні дані" модуля "Довідники""Контрагенти""Картка контрагента".

Рис. 14

2. В разделе "Контактні дані" обязательно установите опцию "Відправляти посилання на документ".

Рис. 15
3. Во время отправления документа программа M.E.Doc автоматически сформирует ссылку и отправит его на указанные в разделе "Контактні дані" электронные адреса.

Ссылка и адреса, на какое оно было отправлено, приводится на вкладке "Протокол" и в окне открытого отправленного документа на вкладке "Відправлено контрагенту". Если же для контрагента отсутствует возможность документооборота в программе, будет показано соответствующее сообщение, по указанным для контрагента контактным адресам будет отправлена ссылка. Контрагент сможет пересмотреть, согласовать или отклонить документ за полученной ссылкой.

Создание ссылки на документ, который уже был отправлен контрагенту:

1. Выделите первичный документ, на который нужно создать ссылку. В окне открытого документа перейдите на вкладку "Наступні дії" и выберите команду "Надіслати посилання на документ":

Рис. 16

2. Откроется окно "Одержувачі посилання". Установите отметки в строках с данными контактных лиц, которым необходимо послать ссылку, и нажмите кнопку "ОК". Данные контактных лиц можно добавить, изменить или удалить с помощью соответствующих кнопок.

Рис. 17

Если карточка контрагента отсутствует в справочнике "Контрагенти", откроется окно, в котором программа предложит создать карточку контрагента:

Рис. 18

Нажмите кнопку "Продовжити". Карточка контрагента будет создана автоматически. Откроется окно Одержувачі посилання, в котором нажмите кнопку Додати и введите данные контактного лица (лиц). Выберите контактные лица, которым необходимо послать ссылку, и нажмите кнопку ОК. После отправления ссылки откроется окно с протоколом отправления. Команда Надіслати посилання на документ также доступна в окне открытого документа.


4.
Получение первичных документов от контрагентов.

Для получения документов от контрагентов в реестре первичных документов необходимо нажать кнопку  "Отримати повідомлення".

Полученные первичные документы будут сохранены в реестре первичных документов. Как только документы приняты в программу, отправителю поступит уведомление о доставке.

Необходимо просмотреть полученные документы и принять решение о согласовании, отклонении или самостоятельном редактировании документа.

Для этого на вкладке "Наступні дії" в открытом документе нажмите, пожалуйста, "Затвердити документ", "Відмовити у прийомі" или "Відредагувати документ" (Рис. 19).

Рис. 19

  • "Затвердити документ" - выберите при условии, что полученный документ не содержит ошибок и полностью вас устраивает. Автору документа будет автоматически отправлено сообщение о согласовании документа.
  • "Відмовити у прийомі" - выберите при наличии в документе ошибок. В этом случае необходимо указать причину отклонения документа (Рис. 20).
Рис. 20

  • "Відредагувати документ" - выберите при условии, что документ содержит ошибки или неточности, и вы намерены исправить их.

На вкладке "Редакції" автоматически фиксируется дата и время редактирования документа (Рис. 21).

Рис. 21

При необходимости, в поле "Коментар" можно ввести любую информацию относительно текущего документа. Историю изменений документа с комментариями будут видеть все стороны документооборота.

Документ может редактироваться бесконечное количество раз, пока окончательный вариант не устроит обе стороны.


Уважаемый бухгалтер! Все вопросы, которые у вас возникли по инструкции, вы можете задать по телефону нашей горячей линии техподдержки: 0 800 750 855, бесплатно с мобильного по Украине.

Приятной работы!

Cвязь
с горячей линией

Ожидайте, пожалуйста, звонок на ваш мобильный телефон

00мин: 30сек

Для мгновенной связи с горячей линией введите, пожалуйста, свой номер мобильного телефона