Для полной функциональности этого сайта необходимо включить JavaScript. Вот инструкции, как включить JavaScript в вашем браузере.
Работа с модулем "Электронный документооборот" в "M.E.Doc"

Инструкция по работе 
с модулем "Электронный документооборот" программы "M.E.Doc"

1. Настройка параметров работы с модулем "Электронный документооборот" в программе "M.E.Doc".
2. Передача документов из "1С:8" в "M.E.Doc" и обратно при помощи программы "ПЧЕЛА".
3. Создание налоговых накладных в "M.E.Doc".
4. Согласование налоговой накладной с контрагентом, регистрация документа в Едином реестре налоговых накладных (ЕРНН) и отправка зарегистрированной налоговой накладной контрагенту.
5. Создание счетов, актов и других первичных документов и отправка их контрагентам.
6. Получение первичных документов от контрагентов.


Модуль "Электронный документооборот" программы "M.E.Doc"


Модуль "Электронный документооборот" предназначен для обмена документами в электронном виде с контрагентами (обмен счетами, актами, договорами и налоговыми накладными) и контролирующими органами (например, регистрация налоговых накладных в ЕРНН). Основные задачи модуля: экономить ваше время и упростить вашу работу.

Модуль «ЭДО» позволит навсегда забыть о длительном и неудобном цикле заверения первичных документов и их доставки контрагентам. Модулем на данный момент пользуются более чем 500 тыс. предприятий Украины, поэтому наслаждаться преимуществами электронного документооборота вы сможете сразу.

Также с модулем «ЭДО» вы сможете за считанные секунды регистрировать налоговые накладные и отправлять их вашим контрагентам с квитанциями.

При работе с компьютерной программой "M.E.Doc" ваши документы надежно защищены от несанкционированного вмешательства. Обмен первичными документами происходит в зашифрованном виде с использованием электронной цифровой подписи АЦСК "Украина" - национального лидера по показателю безопасности. Ключи электронной цифровой подписи являются уникальным набором символов, не могут быть подобраны или скопированы и являются гарантом того, что электронный документ подписан именно владельцем электронного ключа.

Сама программа "M.E.Doc" является надежным средством наложения ЭЦП, признана экспертизой Государственной службы специальной связи и защиты информации (ГСССЗИ).


Обмен первичными документами. Как это работает?

Работает очень просто. Для удобства рассмотрим обмен первичными документами на примере контрагента "А" и контрагента "Б". Итак:

1. Контрагент "А" создает первичный документ в программе "M.E.Doc" или импортирует из программы "1С". Документ автоматически проверяется с помощью встроенных алгоритмов проверки и хранится в базе данных программы "M.E.Doc". Далее его можно подписать электронной цифровой подписью и отправить контрагенту "Б".

Хорошая новость! 
Для отправки документов в электронном виде вам не нужно выяснять адрес электронной почты контрагента и контролировать его актуальность! Документы будут переданы напрямую к получателю на основании его кода ЕГРПОУ с помощью сервера электронного документооборота! Это полностью гарантирует безопасность и высокую скорость доставки.

При приеме документа контрагентом "Б" автоматически генерируется и отсылается контрагенту "А" отчет о доставке документа.

2. Получив электронный документ, контрагент "Б" имеет возможность:

  • "Затвердити документ" - выбирается при условии, что полученный документ не содержит ошибок и полностью устраивает контрагента "Б" (при этом отправителю документа, т.е. контрагенту "А", будет автоматически отправлено сообщение о подтверждении документа).
  • "Відмовити у прийомі" - выбирается при наличии в документе ошибок. В этом случае необходимо указать причину отклонения документа. Контрагенту "А" будет автоматически отправлено сообщение об отклонении документа с указанием причины отказа.
  • "Відредагувати документ" - выбирается при условии, что документ содержит ошибки или неточности, и контрагент "Б" намерен их исправить (не предусмотрено при обмене налоговыми накладными и приложением 2).

Пользователь вносит в документ желаемые изменения, подписывает его и отправляет контрагенту "А" для доработки.

3. В момент приема документа контрагентом "А" автоматически генерируется и отсылается адресату отчет о доставке документа.  В свою очередь, контрагент "А" тоже имеет возможность утвердить, отклонить или редактировать документ.

Хорошая новость!
Документ может редактироваться бесконечное количество раз, пока окончательный вариант не устроит обе стороны. Выявление ошибки и запрос на ее исправление теперь будет занимать всего пару минут, и никаких телефонных переговоров и ожидания писем с новыми документами! Вся история изменений (редактирований) документа фиксируется в программе и может быть пересмотрена в любой момент.


1. Настройка параметров работы с модулем "Электронный документооборот" в программе "M.E.Doc".

Перед началом работы необходимо загрузить в программу лицензию (код доступа) для работы с модулем "ЭДО". Для этого выберите, пожалуйста, "Головне меню" - "Адміністрування" - "Керування кодом доступу" (Рис. 1).

Рис. 1
 
Для загрузки кода доступа из сети интернет необходимо нажать кнопку "Завантажити", после чего программа отобразит ваш код доступа. Нажмите кнопку "ОК" (Рис. 2).

Рис. 2

После этого в окне "Керування кодом доступу" необходимо нажать кнопку "Зберегти" (Рис. 1), и, после сообщения о том, что код доступа изменен, нажать "ОК".


2. Передача документов из "1С:8" в "M.E.Doc" и обратно при помощи программы "ПЧЕЛА".
 
В программе "M.E.Doc" есть возможность создавать первичные документы или импортировать их из учетных систем. Импорт документов позволяет существенно экономить время на внесение данных в программу.
 
Для автоматизации импорта документов из 1С:8" в "M.E.Doc" нашими программистами разработана специальная программа "ПЧЕЛА", которая переносит данные из одной программы в другую нажатием одной кнопки.
 
В программе реализована передача следующих документов:
 
  • первичные документы:
- счет покупателю;
- расходная накладная;
- акт сверки;
- акт выполненных работ и оказания услуг;
- возвратная накладная (от покупателя);
- возвратная накладная (поставщику);
- налоговая накладная;
- приложение 2 к налоговой накладной.
 
  • отчеты:
- Отчет по единому социальному взносу (Приложение 4);
- Форма №1ДФ Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного с них налога;
- Декларация по налогу на добавленную стоимость (НДС) с приложениями;
- Декларация плательщика единого налога;
- Форма № 1. Баланс;
- Форма № 2. Отчет о финансовых результатах;
- Форма № 3. Отчет о движении денежных средств (по прямому методу);
- Форма № 3-н. Отчет о движении денежных средств (по непрямому методу);
- Форма № 4. Отчет о собственном капитале;
- Форма № 5. Примечания к годовой финансовой отчетности;
- Формы № 1-м, 2-м. Финансовый отчет субъекта малого предпринимательства.
 
В данном пункте инструкции рассмотрен процесс передачи первичных документов, процесс передачи отчетов рассмотрен в полной инструкции по ссылке.
 
Для начала работы с программой "ПЧЕЛА" в "1С Бухгалтерия 8 для Украины" выберите, пожалуйста, "Сервис" - "Дополнительные отчеты и обработки" - "Дополнительные внешние обработки" и нажмите кнопку "Добавить". В открывшемся окне нажмите кнопку "Заменить файл внешней обработки" , выберите файл "Программы Лопань.epf" из того каталога, в который вы его предварительно сохранили (при получении письма от специалиста нашей компании) и нажмите "ОК".

Обратите внимание! Если у вас "1С Предприятие 8. Управление торговым предприятием для Украины", для начала работы с программой "ПЧЕЛА" необходимо выбрать "Сервис" - "Внешние печатные формы и обработки" - "Внешние обработки".
 
Для запуска программы нажмите, пожалуйста, на строке "Программы Лопань" двойным щелчком мыши.
 
В открывшемся окне выберите организацию, по которой будете работать с программой "ПЧЕЛА" и нажмите кнопку "Запуск" (Рис.1).

Рис. 3

Перед вами открылось рабочее окно программы "ПЧЕЛА".

Перейдите на вкладку "Настройки" (Рис. 4) и укажите:

  • каталог установленной программы "M.E.Doc";
  • период отбора первичных документов "по умолчанию".

Рис. 4

Настройка параметров работы завершена. Программа "ПЧЕЛА" готова передавать документы.

Для осуществления передачи документов из "1С:8" необходимо, чтобы программа "M.E.Doc" была запущена. Для этого в рабочем окне программы "ПЧЕЛА" на вкладке "Первичные документы" нажмите кнопку "Запустить M.E.Doc" .

Обратите внимание! Можно передавать одновременно несколько типов первичных документов! Вы можете отправить вашему контрагенту сразу весь пакет документов по хозяйственной операции.

Для передачи документов в "М.Е.Doc" в рабочем окне программы "ПЧЕЛА" на вкладке "Первичные документы" выберите, пожалуйста, период, организацию и тип документа (Рис. 5) и нажмите кнопку "Найти по параметрам" .


Рис. 5

В появившемся списке документов выберите необходимые. Выделить все документы можно с помощью кнопки "Выделить все" (Рис. 6). Выделение нескольких документов выполняется стандартной комбинацией клавиш для Windows:

 
  • CTRL + левая кнопка мыши – для поштучного выделения;
  • SHIFT + левая кнопка мыши – для выделения "от" и "до".


Рис. 5

Для передачи выделенных первичных документов нажмите кнопку "Передать в M.E.Doc" . После того как документы будут переданы, они появятся в программе "M.E.Doc" в разделе "Реєстр первинних документів", в том периоде, за который были выписаны. Дальнейшая работа с документами ведется в программе "M.E.Doc" (пункты 4, 5 данной инструкции).

Хорошая новость!
Документы, полученные от контрагентов в программу "M.E.Doc", можно автоматически передать в "1С:8".

С помощью программы "ПЧЕЛА" из "M.E.Doc" в "1С:8" можно передать следующие входящие документы:

- акт выполненных работ и оказания услуг;
- налоговая накладная;
- приложение 2 к налоговой накладной.

Для передачи первичных документов в "1С:8" необходимо в разделе "Реєстр первинних документів" программы "M.E.Doc" выделить входящие документы и в выпадающем меню "Сервіс" выбрать "Відправити в 1С" (Рис. 7).

Рис. 7

После передачи документы появятся в программе "1С:8".


3. Создание налоговых накладных в "M.E.Doc".

Для работы с налоговыми накладными в программе "M.E.Doc" есть возможность:

  • передать документы в "M.E.Doc" из программы "1С" с помощью программы "ПЧЕЛА" (пункт 2 данной инструкции);
  • импортировать из других программ в формате *.xml через "Файл" – "Імпорт" – "Імпорт звітів";
  • создать непосредственно в программе "M.E.Doc".

Для создания налоговой накладной в программе "M.E.Doc" выполните, пожалуйста, следующие действия:


1. Откройте реестр первичных документов "Головне меню" - "Первинні документи" - "Реєстр первинних документів".
2. Укажите период, в котором необходимо создать налоговую накладную. По умолчанию установлен текущий период (Рис. 8).

Рис. 8

3. В меню "Файл" нажмите "Створити" и выберите документ нужного типа: налоговая накладная или приложение 2 (Рис. 9).

Рис. 9

4. В отдельном окне откроется бланк документа, который нужно заполнить. Поля, подсвеченные цветом, доступны для заполнения и редактирования.
5. После заполнения документа на вкладке "Наступні дії" выберите "Перевірити документ" (Рис. 10).

Рис. 10

Далее необходимо сохранить документ, нажав сверху на панели инструментов кнопку  "Зберегти" .


Все документы будут храниться в разделе "Первинні документи".

 
4. Согласование налоговой накладной с контрагентом, регистрация документа в Едином реестре налоговых накладных (ЕРНН) и отправка зарегистрированной налоговой накладной контрагенту.

В программе есть два варианта отправки документов: отправить на регистрацию в ЕРНН или отправить документ контрагенту для согласования. Рассмотрим вариант с предварительным согласованием.

1. В открытой налоговой накладной на вкладке "Наступні дії" выберите, пожалуйста, "Передати документ на підпис" и введите пароли для наложения электронной цифровой подписи. Для отправки документа на вкладке "Наступні дії" выберите "Відправити контрагенту" (Рис. 11).

Рис. 11

Уведомление о доставке отправляется автоматически при получении документа контрагентом.
Для получения уведомления необходимо нажать кнопку  "Отримати повідомлення" или клавишу F9 на клавиатуре (Рис. 12).

Рис. 12

Получив документ, контрагент может либо принять его, либо отклонить, указав причину отказа, о чем уведомит квитанция соответствующего содержания (Рис. 13, 14).

Рис. 13

Рис. 14

2. После согласования документа с контрагентом его нужно отправить на регистрацию в ЕРНН. Для этого в открытом документе на вкладке "Наступні дії" выберите "Відправити в ДФС" (Рис. 15).

Рис. 15

3. После получения от Государственной фискальной службы Украины (ГФСУ) квитанции с регистрационным номером документ нужно снова отправить контрагенту, но уже вместе с квитанцией. Для этого в открытом документе на вкладке "Наступні дії" выберите "Продовжити обробку документа". Далее на вкладке "Наступні дії" выберите "Відправити контрагенту" для отправки налоговой накладной (приложения 2) с квитанцией (Рис. 16).

Рис. 16

Хорошая новость!
В реестре первичных документов у контрагента-получателя предварительно согласованный с вами документ будет автоматически заменен зарегистрированным документом, высланным вами позже. Никакой путаницы не возникнет!


5. Создание счетов, актов и других первичных документов и отправка их контрагентам.
 
Другие первичные документы по аналогии с налоговыми накладными также можно переносить из "1С" с помощью программы "ПЧЕЛА" (пункт 2 данной инструкции) или создать непосредственно в программе "M.E.Doc". 

Рассмотрим вариант создания первичного документа в программе "M.E.Doc".

Для создания первичного документа в программе "M.E.Doc"выполните, пожалуйста, следующие действия:

1. В реестре первичных документов выберите период, за который будете создавать документ, и нажмите "Файл""Створити" (Рис. 17).

Рис. 17

2. В окне "Створення звіту" откроется перечень бланков первичных документов (Рис. 18). Выберите необходимый бланк и нажмите кнопку "Створити" в нижней части окна.

Рис. 18

3. В отдельном окне откроется бланк документа, который необходимо заполнить, сохранить и отправить контрагенту.

Для отправки первичных документов контрагентам на вкладке "Наступні дії" выберите "Відправити документ" (Рис. 19). Программа запросит пароли для наложения электронной цифровой подписи, после введения которых документ будет отправлен.

Рис. 19

Хорошая новость!
 Отображение статуса и этапа обработки документа позволит вам легко отслеживать состояние документа. Отчет со статистикой обмена первичными документами формируется автоматически!


6. Получение первичных документов от контрагентов.

Для получения документов от контрагентов в реестре первичных документов необходимо нажать кнопку  "Отримати повідомлення".
 
Полученные первичные документы будут сохранены в реестре первичных документов. Как только документы приняты в программу, отправителю поступит уведомление о доставке.

Необходимо просмотреть полученные документы и принять решение о согласовании, отклонении или самостоятельном редактировании документа.

Для этого на вкладке "Наступні дії" в открытом документе нажмите "Затвердити документ", "Відмовити у прийомі" или "Відредагувати документ" (Рис. 20).

Рис. 20 

  • "Затвердити документ" - выберите при условии, что полученный документ не содержит ошибок и полностью вас устраивает. Автору документа будет автоматически отправлено сообщение о согласовании документа.
  • "Відмовити у прийомі" - выберите при наличии в документе ошибок. В этом случае необходимо указать причину отклонения документа (Рис. 21).
Рис. 21

  • "Відредагувати документ" - выберите при условии, что документ содержит ошибки или неточности, и вы намерены исправить их (не предусмотрено при обмене налоговыми накладными и приложением 2).

На вкладке "Редакції" автоматически фиксируется дата и время редактирования документа (Рис. 22).

При необходимости, в поле "Комментарий" можно ввести любую информацию относительно текущего документа. Историю изменений документа с комментариями будут видеть все стороны документооборота.


Рис. 22
 
Документ может редактироваться бесконечное количество раз, пока окончательный вариант не устроит обе стороны.


Уважаемый бухгалтер! Все вопросы, которые у вас возникли по инструкции, вы можете задать по телефону нашей горячей линии техподдержки:
 750-85-00 (многоканальный), с мобильного бесплатно.

Приятной работы!


Cвязь
с горячей линией

Ожидайте, пожалуйста, звонок на ваш мобильный телефон

00мин: 30сек

Для мгновенной связи с горячей линией введите, пожалуйста, свой номер мобильного телефона