Робота з модулем "Електронний документообіг" в "M.E.Doc"
 




Модуль "Документообіг" програми "M.E.Doc"

Модуль "Документообіг" призначений для обміну документами в електронному вигляді з контрагентами (обмін рахунками, актами, договорами, видатковими накладними та іншими документами). Основні завдання модуля: заощадити ваш час та спростити вашу роботу.

Модуль "Документообіг" дозволить назавжди забути про тривалий і незручний цикл завірення первинних документів та їх доставку контрагентам. Модулем на даний момент користуються більше ніж 500 тис. підприємств України, тому насолоджуватися перевагами електронного документообігу ви зможете одразу.

При роботі з "M.E.Doc" ваші документи надійно захищені від несанкціонованого втручання. Обмін первинними документами відбувається у зашифрованому вигляді з використанням кваліфікованого електронного підпису АЦСК "Україна" - національного лідера за показником безпеки. Ключі кваліфікованого електронного підпису є унікальним набором символів, не можуть бути підібрані або скопійовані і є гарантом того, що електронний документ підписаний саме власником електронного ключа.

Програма "M.E.Doc" є надійним засобом накладання КЕП, визнана експертизою Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації (ДССЗЗІ).


Обмін первинними документами. Як це працює?

Працює дуже просто. Для зручності розглянемо обмін первинними документами на прикладі контрагента "А" і контрагента "Б". Отже:

1. Контрагент "А" створює первинний документ в програмі "M.E.Doc" або імпортує із програми "1С:Підприємство 8". Документ автоматично перевіряється за допомогою вбудованих алгоритмів перевірки та зберігається в базі даних програми "M.E.Doc". Далі його можна підписати кваліфікованим електронним підписом і відправити контрагенту "Б".

При прийомі документа контрагентом "Б" автоматично генерується і відправляється контрагенту "А" звіт про доставку документа.

2. Отримавши електронний документ, контрагент "Б" має можливість:

  • "Затвердити документ" - обирається за умови, що отриманий документ не містить помилок та повністю влаштовує контрагента "Б" (при цьому відправнику документа, тобто контрагенту "А", буде автоматично відправлено повідомлення про підтвердження документа).
  • "Відмовити у прийомі" - обирається при наявності в документі помилок. В цьому випадку необхідно вказати причину відхилення документа. Контрагенту "А" буде автоматично відправлено повідомлення про відхилення документа із зазначенням причин відхилення.
  • "Відредагувати документ" - обирається за умовами, якщо документ містить помилки або неточності, і контрагент "Б" має намір їх виправити. Користувач вносить у документ бажані зміни, підписує його та відправляє контрагенту "А" для доопрацювання.

У момент прийому документа контрагентом "А" автоматично генерується та надсилається адресату звіт про доставку документа. У свою чергу, контрагент "А" теж має можливість затвердити, відхилити або редагувати документ. 

Добра новина!
Документ може редагуватися нескінченну кількість разів, поки остаточний варіант не влаштує обидві сторони. Виявлення помилки та запит на її виправлення тепер буде займати усього пару хвилин, і ніяких телефонних переговорів та очікування листів з новими документами! Вся історія змін (редагувань) документа фіксується у програмі та може бути переглянута у будь-який момент.


1. 
Створення рахунків, актів та інших первинних документів у програмі "M.E.Doc".

Для створення первинного документа у програмі "M.E.Doc" відкрийте, будь ласка, "Головне меню" - "Первинні документі" - "Реєстр первинних документів" подвійним кліком миші та виберіть період, за який бажаєте створити документ (Мал. 1).

Мал.1

Далі в меню "Файл" виберіть "Створити" - "Первинний документ" (Мал. 2).

Мал. 2

У вікні "Створення звіту" відкриється перелік бланків первинних документів (Мал. 3). Виберіть необхідний бланк і натисніть кнопку "Створити" в нижній частині вікна.

Мал. 3
В окремому вікні відкриється бланк документа, який необхідно заповнити.


2. 
Передача документів із "1С:Підприємство 8" в "M.E.Doc" за допомогою програми "ПЧЕЛА".

У програмі "M.E.Doc" крім можливості створювати первинні документи є функція імпорту документів з облікових систем. Імпорт документів дозволяє істотно економити час на внесення даних у програму.

Для автоматизації імпорту документів із "1С:Підприємство 8" в "M.E.Doc" нашими програмістами розроблена спеціальна програма "ПЧЕЛА", яка переносить дані з однієї програми в іншу натисканням однієї кнопки.

У програмі реалізована передача наступних документів:

  • первинні документи:
    • рахунок покупцю;
    • видаткова накладна;
    • акт звірки;
    • акт виконаних робіт і надання послуг;
    • зворотна накладна (від покупця);
    • зворотна накладна (постачальнику);
    • податкова накладна;
    • додаток 2 до податкової накладної;
    • товарно-транспортна накладна.
 
  • документи ФСС:
    • заява-розрахунок;
    • повідомлення про виплату коштів.
 
  • звіти:
    • Звіт по єдиному соціальному внеску (Додаток 4);
    • Форма № 1 ДФ Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого)  на користь платників податків, і сум утриманого з них податку;
    • Декларація з податку на додану вартість (ПДВ) з додатками;
    • Декларація з податку на прибуток підприємств;
    • Декларація платника єдиного податку;
    • Форма № 1 Баланс;
    • Форми № 1-мс, 2-мс. Спрощений фінансовий звіт суб’єкта малого підприємства;
    • Форми № 1-м, 2-м. Фінансовий звіт суб’єкта малого підприємства.
В цьому пункті інструкції розглянуто процес передачі первинних документів за допомогою програми "ПЧЕЛА" на прикладі конфігурації "Бухгалтерія 8 для України, редакція 2.0". Процес передачі первинних документів розглянуто у повній інструкції по роботі з програмою "ПЧЕЛА".

Для початку роботи з програмою "ПЧЕЛА" у конфігурації "Бухгалтерія 8 для України, редакція 2.0" відкрийте, будь ласка, у розділі "Сервіс" меню "Операції", виберіть пункт "Додаткові обробки" і натисніть кнопку "Виконати".

У вікні, що відкриється, виберіть організацію, по якій будете працювати з програмою "ПЧЕЛА", і натисніть кнопку "Запуск" (Мал. 4).

Мал. 4

Перед вами відкриється робоче вікно програми "ПЧЕЛА".

Перейдіть на вкладку "Налаштування" і вкажіть каталог встановленої програми "M.E.Doc" (Мал. 5).

Мал. 5

Налаштування параметрів роботи завершено. Програма "ПЧЕЛА" готова передавати документи.

Для передачі документів з "1С:Підприємство 8" необхідно, щоб програма "M.E.Doc" була запущена.

Для цього у робочому вікні програми "ПЧЕЛА" на вкладці "Первинні документи" натисніть кнопку "Запустити M.E.Doc" .

Зверніть увагу!
Можна передавати одночасно декілька типів документів! Ви можете відправити вашому контрагенту відразу весь пакет документів по господарській операції.

Для передачі документів в "М.Е.Doc" у робочому вікні програми "ПЧЕЛА" на вкладці "Первинні документи" виберіть, будь ласка, період і організацію. У полі "Документ" натисніть кнопку  і  встановіть позначку біля тих видів документів, які будете передавати у програму "M.E.Doc", і натисніть кнопку "Вибрати". Далі натисніть кнопку "Знайти за параметрами"  (Мал. 6).

Мал. 6

У списку документів виберіть необхідні. Виділити всі документи можна за допомогою кнопки "Виділити все"  (Мал. 7). Виділення декількох документів виконується стандартною комбінацією клавіш для Windows:

  • CTRL + ліва кнопка миші – для поштучного виділення;
  • SHIFT + ліва кнопка миші – для виділення "від" і "до".

Мал. 7
Щоб передати виділені первинні документи натисніть кнопку "Передати в M.E.Doc" . Після того як документи будуть передані, вони з’являться у програмі "M.E.Doc" у розділі "Реєстр первинних документів", у тому періоді, за який були виписані.

Подальша робота із звітами ведеться у програмі "M.E.Doc".


3. Підписання первинних документів кваліфікованим електронним підписом (КЕП).

Перед подачею первинного документу контрагенту його необхідно підписати кваліфікованим електронним підписом.

Підписи накладаються відповідно до налаштованого комплекту на кожен вид документа в налаштуваннях програми.

Для підписання первинного документа кваліфікованим електронним підписом на вкладці "Наступні дії" виберіть "Передати звіт на підпис" (Мал. 8).

Мал. 8

У вікні "Підпис" вкажіть, будь ласка, шлях до секретних ключів на вашому комп’ютері. Введіть пароль і натисніть кнопку "ОК" (Мал. 9). Підпишіть документ встановленим комплектом підписів.

Мал. 9

Добра новина!
У випадку, якщо співробітник в поточний момент часу не може підписати документ за допомогою програми "M.E.Doc", наприклад знаходиться не в офісі, йому можна відправити посилання на цей документ. Посилання надійде на електронну адресу співробітника. Для накладання КЕП на документ за посиланням програма "M.E.Doc" не потрібна.

Для того щоб відправити посилання на первинний документ, на вкладці "Наступні дії" виберіть "Відправити документ для допідписання".

У вікні в полі "П.І.Б" виберіть із довідника "Співробітники" співробітника, якому потрібно відправити посилання. Поле "E-Mail", якщо адреса електронної пошти вказана у картці співробітника, заповнюється автоматично (при необхідності можна вказати вручну). І натисніть кнопку "ОК" (Мал. 10).

Мал. 10

Далі, для відправлення, введіть пароль для сертифіката шифрування (шифрування печатки або шифрування підпису директора, якщо печатка відсутня) і натисніть кнопку "ОК".

У вікні "Результат Відправки" програма повідомить про успішне відправлення документа із зазначенням посилання на документ і адресу електронної пошти, на яку вона було відправлена.

Співробітник після отримання листа переходить за отриманим посиланням та підписує документ своїм КЕП.

Після підписання, для того щоб оновити статус документа у програмі "M.E.Doc", натисніть, будь ласка, на панелі інструментів кнопку "Отримати повідомлення" .

Документ підписаний та готовий до відправлення!


4. Відправлення первинних документів контрагентам.

Для відправлення документа на вкладці "Наступні дії" виберіть, будь ласка, "Відправити документ" (Мал. 11).

Мал. 11

При відправленні документа контрагенту його необхідно зашифрувати. Для цього використовується сертифікат шифрування, отриманий при оформленні КЕП. У наступному вікні введіть пароль для сертифіката шифрування (шифрування печатки або шифрування підпису директора, якщо печатка відсутня), та натисніть кнопку "ОК".

Добра новина!
Якщо ваш контрагент не має спеціального програмного забезпечення ("M.E.Doc", "СОТА" та інше), він зможе отримати, підписати та надіслати вам назад документ. Перед відправленням необхідно в картці цього контрагента зробити додаткові налаштування. Для цього в меню "Довідники" - "Контрагенти" виберіть картку контрагента і відкрийте її подвійним кліком миші.

Далі перейдіть до розділу "Контактні дані" та натисніть кнопку . У вікні заповніть поля "Найменування" та E-Mail" і натисніть кнопку "ОК" (Мал. 12).

Мал. 12

Після цього встановіть позначку "Відправляти посилання на документ" (Мал. 13).

Мал. 13

Після цих налаштувань при відправленні документа контрагенту буде автоматично сформовано та відправлено посилання на документ. Після отримання посилання, контрагент зможе переглянути та погодити документ за допомогою кваліфікованого електронного підпису.

Інформація про надіслане контрагенту посилання із зазначенням адреси електронної пошти автоматично зберігається в документах на вкладках "Протокол" та "Відправлено контрагенту" (Мал. 14).

Мал. 14

Документ зашифровано та відправлено контрагенту!

Відображення статусу та етапу опрацювання документа у реєстрі первинних документів дозволяє легко відстежувати стан документа. Звіт зі статистикою обміну первинними документами формується автоматично. Для того щоб його переглянути, відкрийте, будь ласка, "Головне меню" - "Звітність" та виберіть "Монітор обміну документами".


5. Отримання первинних документів від контрагентів
.

Для отримання документів від контрагентів у реєстрі первинних документів натисніть, будь ласка, кнопку  "Отримати повідомлення".

Отримані первинні документи зберігаються у реєстрі первинних документів. Як тільки документи прийняті у програму, відправнику надійде повідомлення про доставку.

Необхідно переглянути отримані документи та прийняти рішення про погодження, відхилення або самостійне редагування документа.

Для цього на вкладці "Наступні дії" у відкритому документі натисніть, будь ласка, "Затвердити документ", "Відмовити у прийомі" або "Відредагувати документ" (Мал. 15).

Мал. 15

  • "Затвердити документ" - виберіть за умови, що отриманий документ не містить помилок і повністю вас влаштовує. Автору документа автоматично надійде повідомлення про узгодження документа.
  • "Відмовити у прийомі" - виберіть за наявністю в документі помилок. У цьому випадку необхідно вказати причину відхилення документа. (Мал. 16)

Мал. 16

  • "Відредагувати документ" - виберіть за умови, якщо документ містить помилки або неточності, і ви маєте намір виправити їх.

На вкладці "Редакція" автоматично фіксується дата та час редагування документа (Мал. 17).

Мал. 17

За необхідності в полі "Коментар" введіть будь-яку інформацію відносно поточного документа. Історію змін документа з коментарями зможуть побачити всі сторони документообігу.

Документ може редагуватися нескінченну кількість разів, поки остаточний варіант не влаштує обидві сторони.


6. Передача отриманих від контрагентів документів із "M.E.Doc" до "1С:Підприємство 8" за допомогою програми "ПЧЕЛА.

За допомогою програми "ПЧЕЛА" документи, отримані від контрагентів у програму "M.E.Doc", можна автоматично передати до "1С:Підприємство 8".

Із "M.E.Doc" до "1С:Підприємство 8" можна передавати наступні вхідні документи:
  • акт виконаних робіт та надання послуг;
  • податкова накладна;
  • додаток 2 до податкової накладної.

Для передачі первинних документів до "1С:Підприємство 8" необхідно у розділі "Реєстр первинних документів" програми "M.E.Doc" виділити вхідні документи, вибрати меню "Сервіс" та з випадаючого списку вибрати "Відправити в 1С" (Мал. 18).

Мал. 18

Після передачі документи з’являться у програмі "1С:Підприємство 8".


Шановний бухгалтер! Всі додаткові питання стосовно інструкції
ви можете задати за телефоном нашої гарячої лінії техпідтримки: 0 800 750 855, безкоштовно з мобільного по Україні.
Приємної роботи!


Cвязь
с горячей линией

Ожидайте, пожалуйста, звонок на ваш мобильный телефон

00мин: 30сек

Для мгновенной связи с горячей линией введите, пожалуйста, свой номер мобильного телефона