Завантаження нових сертифікатів в «M.E.Doc» та укладання договірних відносин з контролюючими органами при ЗМІНІ КЕП

 

Згідно із законодавством України ключі кваліфікованого електронного підпису підлягають заміні у наступних випадках:

- зміна реквізитів підприємства (юридичної адреси, найменування);
- зміна даних про підписанта (зміна посадової особи, зміна прізвища посадової особи).

Для зміни ключів КЕП необхідно проходити процедуру оформлення, надавши певний пакет документів (в залежності від даних, які змінилися), на підставі якого буде видано новий КЕП – нові файли секретних ключів (*.zs2) і нові сертифікати кваліфікованого електронного підпису (*.crt).

Після отримання нового КЕП необхідно перелаштувати програму "M.E.Doc" з урахуванням нових отриманих сертифікатів і нових секретних ключів, а також надати інформацію про нові сертифікати КЕП до контролюючих органів.


1. Завантаження нових сертифікатів у програму "M.E.Doc" та актуалізація даних у картці підприємства.

Після отримання нових сертифікатів кваліфікованого електронного підпису необхідно їх завантажити у програму "M.E.Doc". Для цього відкрийте, будь ласка, Головне меню" - "Адміністрування" - "Сертифікати" і натисніть кнопку "Завантажити з Інтернету" (Мал. 1).

Мал. 1

У програму автоматично завантажаться сертифікати кваліфікованого електронного підпису вашого підприємства.

У наступному вікні програма повідомить, що сертифікати успішно завантажені та запропонує вам змінити налаштування комплекту підписів. Натисніть кнопку "Ні" (Мал. 2).

Мал. 2

Після завантаження нових сертифікатів КЕП (ЕЦП) необхідно актуалізувати дані в картці підприємства.

Для цього відкрийте, будь ласка, "Головне меню" - "Довідники" - "Картка підприємства" і внесіть зміни на відповідній вкладці (Мал. 3).

  • "Підприємство" - якщо відбулася зміна назви підприємства;
  • "Адреси" - якщо відбулася зміна юридичної адреси;
  • "Керівництво" - якщо відбулася зміна посадової особи, зміна прізвища або посади.

Мал. 3

Для збереження змін у картці підприємства натисніть кнопку "Зберегти" (Мал. 3).

Далі необхідно змінити налаштування програми та надати інформацію про нові сертифікати КЕП (ЕЦП) до контролюючих органів.


2. Порядок дій, якщо відбулася зміна реквізитів підприємства (юридичної адреси, найменування);

У разі, якщо на підприємстві відбулася зміна реквізитів (юридична адреса, найменування), для подальшої подачі звітності необхідно укласти договірні відносини з ДПСУ. Процедура укладення договірних відносин починається з блокування сертифіката КЕП (ЕЦП) керівника, який використовувався раніше.

Для блокування сертифіката відкрийте, будь ласка, "Головне меню" - "Адміністрування" - "Сертифікати", виділіть правою кнопкою миші необхідний сертифікат та виберіть пункт "Заблокувати". У новій вкладці відкриється лист на блокування сертифіката – вкажіть номер листа, дату та причину блокування сертифіката. Приклад заповненого листа на блокування сертифіката наведено на малюнку 4.

Мал. 4

Заповнений лист необхідно перевірити, підписати КЕП та відправити до АЦСК "Україна".

При підписанні листа на блокування сертифіката у вікні "Підпис" у полі "Каталог з секретними ключами" вкажіть шлях до папки з секретним ключем керівника, який використовувався раніше. Введіть відповідний пароль і натисніть кнопку "ОК".

Для відправлення листа на блокування сертифіката на вкладці "Наступні дії" виберіть "Відправити у контролюючий орган". У вікні "Вибір адресата" виберіть пункт "Документи АЦСК "Україна" і натисніть кнопку "ОК". У вікні підпису введіть, будь ласка, пароль на секретні ключі печатки шифрування і натисніть кнопку "ОК".  Лист на блокування сертифіката надіслано.

Далі необхідно змінити налаштування програми "M.E.Doc" для роботи з новими сертифікатами КЕП (ЕЦП) і приєднатися до Договору про визнання електронних документів з ДПСУ.

Для зміни налаштувань програми необхідно видалити сертифікати, заміна яких була проведена, та налаштувати "M.E.Doc" для роботи з новим комплектом підписів.

Для цього відкрийте, будь ласка, "Головне меню" - "Адміністрування" - "Сертифікати", виділіть правою кнопкою миші сертифікати, заміна яких була проведена, і виберіть пункт "Видалити сертифікат". У наступному вікні програма повідомить, що сертифікати були вилучені та запропонує змінити налаштування комплекту підписів. Натисніть кнопку "Ні".

Для налаштування роботи програми "M.E.Doc" з новим комплектом підписів відкрийте, будь ласка, "Головне меню" - "Адміністрування" - "Параметри системи" - "Підпис" (Мал. 5).

Мал. 5

У блоках "Звітність", "Статистична звітність", "Податкові накладні", "Розрахунки коригування (Дод. 2) до ПН" і "Первинні документи" натисніть, будь ласка, на рядок з встановленим комплектом підписів та із випадаючого списку, виберіть "Бухгалтер – Директор – Печатка", "Директор – Печатка" або інший.

Для відправлення запитів до ДПСУ необхідно додатково налаштувати комплект підписів для блоку "Інформаційна довідка". Для цього у відповідному блоці натисніть на рядок із встановленим комплектом підписів та із випадаючого списку виберіть "Відповідальна особа - Печатка" або "Відповідальна особа", якщо підприємство працює без печатки. Поле "Відповідальна особа" залишиться порожнім, для його заповнення натисніть кнопку . У додатковому вікні за допомогою кнопки "Додати"  (Мал.6) виберіть потрібний сертифікат і натисніть кнопку "Ок" (рекомендується використовувати сертифікат директора).

Мал. 6

Після вибору комплекту підписів дані із сертифікатів підписантів відобразяться у налаштуваннях.

Для збереження налаштувань у вікні "Налаштування комплекту підписів" натисніть кнопку "Зберегти та вийти".

Після блокування сертифіката КЕП (ЕЦП) керівника, який використовувався раніше, ДПСУ оновлює інформацію про зміну статусу сертифіката та розриває поточний договір.

Зверніть увагу! Процес оновлення статусу сертифіката та розірвання договору з боку контролюючого органу може зайняти до 2-х годин.

Для того, щоб надалі обмінюватися с контролюючими органами електронними документами, необхідно набути статусу "Суб’єкт електронного документообігу" (СЕД).

Юридичні особи, самозайняті особи, податкові агенти набувають статусу СЕД з дати приєднання до Договору про визнання електронних документів з ДПС.

Фізичні особи, які не є самозайнятими особами, автоматично вважаються СЕД та мають право подавати електронні документи до контролюючих органів без приєднання до Договору про визнання електронних документів.

Приєднання до Договору здійснюється шляхом надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа у встановленому форматі (стандарті) з дотриманням вимог законодавства. Підтвердженням про приєднання до Договору є отримання відповідної квитанції про прийняття контролюючим органом такого документа.

Зверніть увагу! Якщо на вашому підприємстві використовуються сертифікати лише Директора та (за наявності) Печатки, то  таким першим електронним документом може бути: податкова звітність, звітність зі сплати єдиного внеску, фінансова та статистична звітність, податкові та акцизні накладні, розрахунки коригування до податкових та акцизних накладних, інші документи.

Документ, який ви обрали для відправки в ДПС, необхідно заповнити, перевірити, підписати кваліфікованим електронним підписом і відправити до ДПСУ.

Для відправки документу до ДПСУ на вкладці "Наступні дії" виберіть "Відправити у контролюючий орган". У вікні підпису введіть, будь ласка, пароль на секретні ключі печатки шифрування.

Підтвердженням про приєднання суб’єкта господарювання до Договору про визнання електронних документів є отримання  квитанції про прийняття контролюючим органом такого документу з наступним змістом (Мал. 7):

Мал. 7

Якщо на вашому підприємстві, крім сертифікатів Директора та Печатки, використовуються додаткові сертифікатів КЕП (ЕЦП) бухгалтера, співробітників (для підпису податкових накладних та інших документів) першим відправленим документом може бути Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису.

Повідомленням можна одразу зареєструвати увесь комплект підписів, що є на підприємстві, наприклад, сертифікати директора, бухгалтера і печатки підприємства.

Для створення Повідомлення у програмі "M.E.Dос" відкрийте, будь ласка, "Головне меню" - "Звітність" - "Реєстр звітів" і натисніть меню "Файл" - "Створити звіт". Виберіть період - поточний місяць, у лівій частині вікна виділіть розділ "Державна податкова служба" і розкрийте його подвійним кліком миші. Виберіть підрозділ "Інше", знайдіть документ "Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису" (код бланка J1391103) і натисніть кнопку "Створити" ( Мал. 8).

Мал. 8

Зверніть увагу!
Повідомлення для фізичних осіб-підприємців знаходиться у розділі "Державна податкова служба" - "Звітність фізичних осіб" (код бланка F1391103).
Далі Повідомлення необхідно заповнити. Для цього у табличній частині виберіть із довідника додаткові сертифікати, які необхідно зареєструвати, та заповніть колонку "Посада".

Зверніть увагу!
У правому верхньому куті документа назва підприємства повинна бути вказана повністю. У табличній частині повідомлення прізвище, ім’я, по батькові посадових осіб і назва підприємства повинні бути вказані повністю.

Далі вкажіть дані в полях "Виконавець" (ПІБ і посада керівника підприємства) і "Контактний телефон" (приклад заповненого Повідомлення наведено на малюнку 9).

Мал. 9

Зверніть увагу! Заповнене Повідомлення необхідно перевірити та підписати у наступній послідовності:

  1. Секретними ключами, сертифікати яких були обрані в табличній частині Повідомлення (у полі "Каталог з секретними ключами" вкажіть шлях до папки з новими файлами *.zs2).
  2. Секретними ключами керівника підприємства та печатки.

Для відправки документу до Державної податкової служби України на вкладці "Наступні дії" виберіть "Відправити у контролюючий орган". У вікні підпису введіть, будь ласка, пароль до секретного ключа сертифіката шифрування і натисніть кнопку "ОК". Повідомлення відправлено.

Зверніть увагу! Використання нових ключів КЕП (ЕЦП) при підписанні документів до ДПСУ можливо тільки після отримання позитивної квитанції №2 на Повідомлення.

Налаштування програми для подальшої подачі звітності завершена.


3. Порядок дій, якщо відбулася зміна даних про підписанта.

 
3.1 Зміна даних про керівника

У разі, якщо на підприємстві відбулася зміна керівника, для подальшої подачі звітності необхідно укласти договірні відносини з ДПСУ. Процедура укладення договірних відносин починається з блокування сертифіката КЕП (ЕЦП) керівника, який використовувався раніше.

Для блокування сертифіката відкрийте, будь ласка, "Головне меню" - "Адміністрування" - "Сертифікати", виділіть правою кнопкою миші необхідний сертифікат та виберіть пункт "Заблокувати". У новій вкладці відкриється лист на блокування сертифіката – вкажіть номер листа, дату та причину блокування сертифіката. Приклад заповненого листа на блокування сертифіката наведено на малюнку 10.

Мал. 10

Заповнений лист необхідно перевірити, підписати КЕП та відправити до АЦСК "Україна".

При підписанні листа на блокування сертифіката у вікні "Підпис" у полі "Каталог з секретними ключами" вкажіть шлях до папки з секретним ключем керівника, який використовувався раніше. Введіть відповідний пароль і натисніть кнопку "ОК".

Для відправлення листа на блокування сертифіката на вкладці "Наступні дії" виберіть "Відправити у контролюючий орган". У вікні "Вибір адресата" виберіть пункт "Документи АЦСК "Україна" і натисніть кнопку "ОК". У вікні підпису введіть, будь ласка, пароль на секретні ключі печатки шифрування і натисніть кнопку "ОК".  Лист на блокування сертифіката надіслано.

Далі необхідно змінити налаштування програми "M.E.Doc" для роботи з новими сертифікатами КЕП (ЕЦП) і приєднатися до Договору про визнання електронних документів з ДПСУ.

Для зміни налаштувань програми необхідно видалити сертифікат директора, заміна якого була проведена, та налаштувати "M.E.Doc" для роботи з новим комплектом підписів.

Для цього відкрийте, будь ласка, "Головне меню" - "Адміністрування" - "Сертифікати", виділіть правою кнопкою миші сертифікат директора, і виберіть пункт "Видалити сертифікат". У наступному вікні програма повідомить, що сертифікати були вилучені та запропонує змінити налаштування комплекту підписів. Натисніть кнопку "Ні".

Для налаштування роботи програми "M.E.Doc" з новим комплектом підписів відкрийте, будь ласка, "Головне меню" - "Адміністрування" - "Параметри системи" - "Підпис" (Мал. 11).

Мал. 11

У блоках "Звітність", "Статистична звітність", "Податкові накладні", "Розрахунки коригування (Дод. 2) до ПН" і "Первинні документи" натисніть, будь ласка, на рядок з встановленим комплектом підписів та із випадаючого списку, виберіть "Бухгалтер – Директор – Печатка", "Директор – Печатка" або інший.

Для відправлення запитів до ДПСУ необхідно додатково налаштувати комплект підписів для блоку "Інформаційна довідка". Для цього у відповідному блоці натисніть на рядок із встановленим комплектом підписів та із випадаючого списку виберіть "Відповідальна особа - Печатка" або "Відповідальна особа", якщо підприємство працює без печатки. Поле "Відповідальна особа" залишиться порожнім, для його заповнення натисніть кнопку . У додатковому вікні за допомогою кнопки "Додати"  (Мал.12) виберіть потрібний сертифікат і натисніть кнопку "Ок" (рекомендується використовувати сертифікат директора).

Мал. 12

Після вибору комплекту підписів дані із сертифікатів підписантів відобразяться у налаштуваннях.

Для збереження налаштувань у вікні "Налаштування комплекту підписів" натисніть кнопку "Зберегти та вийти".

Після блокування сертифіката КЕП (ЕЦП) керівника, який використовувався раніше, ДПСУ оновлює інформацію про зміну статусу сертифіката та розриває поточний договір.

Зверніть увагу! Процес оновлення статусу сертифіката та розірвання договору з боку контролюючого органу може зайняти до 2-х годин.

Для того, щоб надалі обмінюватися с контролюючими органами електронними документами, необхідно набути статусу "Суб’єкт електронного документообігу" (СЕД).

Юридичні особи, самозайняті особи, податкові агенти набувають статусу СЕД з дати приєднання до Договору про визнання електронних документів з ДПС.

Фізичні особи, які не є самозайнятими особами, автоматично вважаються СЕД та мають право подавати електронні документи до контролюючих органів без приєднання до Договору про визнання електронних документів.

Приєднання до Договору здійснюється шляхом надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа у встановленому форматі (стандарті) з дотриманням вимог законодавства. Підтвердженням про приєднання до Договору є отримання відповідної квитанції про прийняття контролюючим органом такого документа.

Зверніть увагу! Якщо на вашому підприємстві використовуються сертифікати лише Директора та (за наявності) Печатки, то таким першим електронним документом може бути: податкова звітність, звітність зі сплати єдиного внеску, фінансова та статистична звітність, податкові та акцизні накладні, розрахунки коригування до податкових та акцизних накладних, інші документи.

Документ, який ви обрали для відправки в ДПС, необхідно заповнити, перевірити, підписати кваліфікованим електронним підписом і відправити до ДПСУ.

Для відправки документу до ДПСУ на вкладці "Наступні дії" виберіть "Відправити у контролюючий орган". У вікні підпису введіть, будь ласка, пароль на секретні ключі печатки шифрування.
Підтвердженням про приєднання суб’єкта господарювання до Договору про визнання електронних документів є отримання  квитанції про прийняття контролюючим органом такого документу з наступним змістом (Мал. 13):

Мал. 13

Якщо на вашому підприємстві, крім сертифікатів Директора та Печатки, використовуються додаткові сертифікатів КЕП (ЕЦП) бухгалтера, співробітників (для підпису податкових накладних та інших документів) першим відправленим документом може бути
Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису.

Повідомленням можна одразу зареєструвати увесь комплект підписів, що є на підприємстві, наприклад, сертифікати директора, бухгалтера і печатки підприємства.

Для створення Повідомлення у програмі "M.E.Dос" відкрийте, будь ласка, "Головне меню" - "Звітність" - "Реєстр звітів" і натисніть меню "Файл" - "Створити звіт". Виберіть період - поточний місяць, у лівій частині вікна виділіть розділ "Державна податкова служба" і розкрийте його подвійним кліком миші. Виберіть підрозділ "Інше", знайдіть документ "Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису" (код бланка J1391103) і натисніть кнопку "Створити" ( Мал. 14).

Мал. 14

Зверніть увагу!
Повідомлення для фізичних осіб-підприємців знаходиться у розділі "Державна податкова служба" - "Звітність фізичних осіб" (код бланка F1391103).

Далі Повідомлення необхідно заповнити. Для цього у табличній частині виберіть із довідника додаткові сертифікати, які необхідно зареєструвати, та заповніть колонку "Посада".

Зверніть увагу! У правому верхньому куті документа назва підприємства повинна бути вказана повністю. У табличній частині повідомлення прізвище, ім’я, по батькові посадових осіб і назва підприємства повинні бути вказані повністю.

Далі вкажіть дані в полях "Виконавець" (ПІБ і посада керівника підприємства) і "Контактний телефон" (приклад заповненого Повідомлення наведено на малюнку 15).

Мал. 15

Зверніть увагу! Заповнене Повідомлення необхідно перевірити та підписати у наступній послідовності:

1. Секретними ключами, сертифікати яких були обрані в табличній частині Повідомлення (у полі "Каталог з секретними ключами" вкажіть шлях до папки з файлами *.zs2).
2. Секретними ключами керівника підприємства та печатки.

Для відправки документу до Державної податкової служби України на вкладці "Наступні дії" виберіть "Відправити у контролюючий орган". У вікні підпису введіть, будь ласка, пароль до секретного ключа сертифіката шифрування і натисніть кнопку "ОК". Повідомлення відправлено.

Зверніть увагу!
Використання нових ключів КЕП (ЕЦП) при підписанні документів до ДПСУ можливо тільки після отримання позитивної квитанції №2 на Повідомлення.
Налаштування програми для подальшої подачі звітності завершена.


3.2 Зміна даних про підписантів (бухгалтера, співробітників) на підприємстві.
 
У разі, якщо на підприємстві відбулася зміна підписантів (Бухгалтера або інших співробітників), старі сертифікати підписантів слід заблокувати.

Для блокування сертифіката відкрийте, будь ласка, "Головне меню" - "Адміністрування" - "Сертифікати", виділіть правою кнопкою миші необхідний сертифікат та виберіть пункт "Заблокувати". У новій вкладці відкриється лист на блокування сертифіката – вкажіть номер листа, дату та причину блокування сертифіката. Приклад заповненого листа на блокування сертифіката наведено на малюнку 16.

Мал. 16

Заповнений лист необхідно перевірити, підписати КЕП та відправити до АЦСК "Україна".

При підписанні листа на блокування сертифіката у вікні "Підпис" у полі "Каталог з секретними ключами" вкажіть шлях до папки з секретним ключем керівника, який використовувався раніше. Введіть відповідний пароль і натисніть кнопку "ОК".

Для відправлення листа на блокування сертифіката на вкладці "Наступні дії" виберіть "Відправити у контролюючий орган". У вікні "Вибір адресата" виберіть пункт "Документи АЦСК "Україна" і натисніть кнопку "ОК". У вікні підпису введіть, будь ласка, пароль на секретні ключі печатки шифрування і натисніть кнопку "ОК".  Лист на блокування сертифіката надіслано.

Далі необхідно змінити налаштування програми "M.E.Doc" для роботи з новими сертифікатами КЕП (ЕЦП) і відправити Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису.

Для зміни налаштувань програми необхідно видалити сертифікат бухгалтера (або іншого підписанта), заміна якого була проведена, та налаштувати "M.E.Doc" для роботи з новим комплектом підписів.

Для цього відкрийте, будь ласка, "Головне меню" - "Адміністрування" - "Сертифікати", виділіть правою кнопкою миші сертифікат директора, і виберіть пункт "Видалити сертифікат". У наступному вікні програма повідомить, що сертифікати були вилучені та запропонує змінити налаштування комплекту підписів. Натисніть кнопку "Ні".

Для налаштування роботи програми "M.E.Doc" з новим комплектом підписів відкрийте, будь ласка, "Головне меню" - "Адміністрування" - "Параметри системи" - "Підпис" (Мал. 17).

Мал. 17

У блоках "Звітність", "Статистична звітність", "Податкові накладні", "Розрахунки коригування (Дод. 2) до ПН" і "Первинні документи" натисніть, будь ласка, на рядок з встановленим комплектом підписів та із випадаючого списку, виберіть "Бухгалтер – Директор – Печатка", "Директор – Печатка" або інший.

Для відправлення запитів до ДПСУ необхідно додатково налаштувати комплект підписів для блоку "Інформаційна довідка". Для цього у відповідному блоці натисніть на рядок із встановленим комплектом підписів та із випадаючого списку виберіть "Відповідальна особа - Печатка" або "Відповідальна особа", якщо підприємство працює без печатки. Поле "Відповідальна особа" залишиться порожнім, для його заповнення натисніть кнопку . У додатковому вікні за допомогою кнопки "Додати"  (Мал.18) виберіть потрібний сертифікат і натисніть кнопку "Ок" (рекомендується використовувати сертифікат директора).

Мал. 18

Після вибору комплекту підписів дані із сертифікатів підписантів відобразяться у налаштуваннях.

Для збереження налаштувань у вікні "Налаштування комплекту підписів" натисніть кнопку "Зберегти та вийти".

Для створення Повідомлення у програмі "M.E.Dос" відкрийте, будь ласка, "Головне меню" - "Звітність" - "Реєстр звітів" і натисніть меню "Файл" - "Створити звіт". Виберіть період - поточний місяць, у лівій частині вікна виділіть розділ "Державна податкова служба" і розкрийте його подвійним кліком миші. Виберіть підрозділ "Інше", знайдіть документ "Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису" (код бланка J1391103) і натисніть кнопку "Створити" ( Мал. 19).

Мал. 19

Далі Повідомлення необхідно заповнити. Для цього у табличній частині виберіть із довідника сертифікати, бухгалтера або інших підписантів, сертифікати яких були замінені, та заповніть колонку "Посада".

Зверніть увагу! У правому верхньому куті документа назва підприємства повинна бути вказана повністю. У табличній частині повідомлення прізвище, ім’я, по батькові посадових осіб і назва підприємства повинні бути вказані повністю.

Далі вкажіть дані в полях "Виконавець" (ПІБ і посада керівника підприємства) і "Контактний телефон" (приклад заповненого Повідомлення наведено на малюнку 20).

Мал. 20

Зверніть увагу!
Заповнене Повідомлення необхідно перевірити та підписати у наступній послідовності:


1. Секретними ключами, сертифікати яких були обрані в табличній частині Повідомлення (у полі "Каталог з секретними ключами" вкажіть шлях до папки з файлами *.zs2).
2. Секретними ключами керівника підприємства та печатки.

Для відправки документу до Державної податкової служби України на вкладці "Наступні дії" виберіть "Відправити у контролюючий орган". У вікні підпису введіть, будь ласка, пароль до секретного ключа сертифіката шифрування і натисніть кнопку "ОК". Повідомлення відправлено.

Зверніть увагу! Використання нових ключів КЕП (ЕЦП) при підписанні документів до ДПСУ можливо тільки після отримання позитивної квитанції №2 на Повідомлення.
Налаштування програми для подальшої подачі звітності завершена.
 
Шановний бухгалтер! Всі додаткові питання стосовно інструкції ви можете задати за телефоном нашої гарячої лінії техпідтримки 0 800 750 855 безкоштовно з мобільного по Україні.
 
Приємної роботи.

Cвязь
с горячей линией

Ожидайте, пожалуйста, звонок на ваш мобильный телефон

00мин: 30сек

Для мгновенной связи с горячей линией введите, пожалуйста, свой номер мобильного телефона