Завантаження даних з табличного документа «Excel» в «BAS» або «1С:Підприємство 8»

В усіх конфігураціях "BAS" та "1С:Підприємство 8" існує можливість завантажити дані із табличного документа "Excel" у будь-який довідник, регістр відомостей або табличну частину документа.

Завантаження проходить за допомогою зовнішньої обробки. Завантажте, будь ласка, файл обробки за посиланням, та розпакуйте отриманий архів "ЗавантаженняДанихЗТабличногоДокумента.zip".

Зверніть увагу! Для завантаження даних, на комп’ютері повинна бути встановлена програма MS Excel та формат файлу повинен бути *.xls (з форматом *.xlsx дана обробка не працює).

У даній інструкції розглянуто завантаження даних з табличного документа "Excel" на прикладі конфігурації "Бухгалтерія 8 для України, редакція 2.0". Для інших конфігурацій процес завантаження аналогічний.

Для початку роботи з обробкою у конфігурації "Бухгалтерія 8 для України" натисніть, будь ласка, "Сервіс та налаштування" - "Файл" - "Відкрити" (Мал. 1).

Мал. 1

Зверніть увагу!
Якщо у вас платформа нижче 8.3.15, натисніть, будь ласка, кнопку "Головне меню"  - "Файл" - "Відкрити".

Далі оберіть файл "ЗавантаженняДанихЗТабличногоДокумента.epf" із того каталогу, в який ви його попередньо зберегли та натисніть кнопку "Відкрити".
 
Зверніть увагу! Якщо у вас конфігурація "Управління торговим підприємством для України" натисніть, будь ласка, "Файл" - "Відкрити", оберіть файл "ЗавантаженняДанихЗТабличногоДокумента _УТ_УТП.epf" із того каталогу, у який ви його попередньо зберегли та натисніть кнопку "Відкрити".
 
У наступному вікні "Попередження безпеки" натисніть кнопку "Так" (Мал. 2). 

Мал. 2

У новій вкладці відкриється обробка. У першу чергу необхідно вказати куди будуть завантажуватися дані з файлу "Excel". Для цього у полі "Завантаження в" позначте, один з варіантів: "Довідник", "Табличну частину" або "Регістр відомостей".

Залежно від обраного місця завантаження, заповніть запропоновані поля. А саме:

- якщо обраний "Довідник", у полі "Вид довідника" оберіть у який саме довідник будуть завантажуватися дані (Мал. 3);

Мал. 3

- якщо завантаження буде проходити у "Табличну частину", необхідно заповнити поля "Посилання" та "Таблична частина". У полі "Посилання" спочатку оберіть, будь ласка, із списку вид документа, потім оберіть сам документ (створити попередньо пустий документ). У полі "Таблична частина" оберіть вкладку документа для заповнення (Мал. 4);

Мал. 4

Зверніть увагу!
При завантаженні даних з файлу "Excel" у табличну частину будь-якого документа, необхідно попередньо створити усі необхідні довідники. Наприклад, для завантаження даних у табличну частину документа "Надходження товарів та послуг", повинен бути заповнений довідник "Номенклатура". При завантаженні виконується пошук номенклатури по найменуванню, при відсутності в довіднику, в документі буде створено рядок з порожнім значенням у полі "Найменування".   

- якщо обраний "Регістр відомостей", у полі "Вид регістру" оберіть регістр, у який будуть завантажуватися дані. За аналогією завантаження даних у довідник.

Після того як всі необхідні поля у верхній частині обробки заповнені, необхідно відкрити файл табличного документу "Excel", із якого буде завантажуватися інформація. Для цього натисніть, будь ласка, кнопку , оберіть файл та натисніть кнопку "Відкрити" (Мал. 5).

Зверніть увагу! При виборі файлу у вікні "Прочитати табличний документ з файлу" необхідно встановити формат "Лист Excel (*.xls)".

Мал. 5

Після завантаження вся інформація з документа "Excel" відобразиться на вкладці "Табличний документ".

Далі необхідно виконати налаштування для завантаження. Для цього перейдіть, будь ласка, на вкладку "Налаштування", натисніть кнопку "Нумерація колонок" та у випадаючому меню оберіть "Ручна нумерація колонок табличного документа" (Мал. 6).

Також у полі "Перший рядок даних табличного документа" вкажіть номер рядка, з якого буде починати завантажуватися інформація. За замовчуванням стоїть цифра 2, тому що перший рядок – це назва колонок (при необхідності можна змінити) (Мал. 6).

Мал. 6

Потім необхідно у табличній частині вкладки "Налаштування" залишити відміченими тільки ті поля, до яких буде переноситись інформація та вказати з якої графи вкладки "Табличний документ" необхідно її взяти.

Для цього подивіться, будь ласка, на перше поле. Якщо в нього необхідно передавати інформацію, залиште позначку у графі "Позначка". У нашому прикладі, перше поле, це "Код". Інформацію у нього будемо переносити. У графі "Позначка" залишаємо відмітку  (Мал. 7).

Мал. 7

Далі в обраному полі необхідно заповнити графу "Номер колонки". Для того щоб визначити, який номер необхідно вказати, перейдіть, будь ласка, на вкладку "Табличний документ" та подивіться в якій графі знаходиться інформація, яка буде завантажуватися в дане поле. Перейдіть на вкладку "Налаштування" та вкажіть цей номер. У нашому прикладі, це графа "2" (Мал. 8).

Мал. 8

Повторіть дану процедуру з усіма колонками із вкладки "Табличний документ" (на малюнку 9 наведено приклад зіставлення колонок табличного документу з реквізитами програми для завантаження даних у довідник "Номенклатура").

Мал. 9

Також дана обробка дозволяє у певний реквізит встановлювати значення за замовчуванням для всіх створюваних об’єктів.

Для цього на вкладці "Налаштування" у колонці "Режим завантаження" оберіть з випадаючого списку значення "Встановлювати", у колонці "Значення за замовчуванням" натисніть кнопку  та оберіть необхідне значення (Мал. 10). Також у цьому рядку в колонці "Позначка" встановіть відмітку .

Мал. 10

Зверніть увагу!
Дана обробка, перед завантаженням даних з табличного документу "Excel", дозволяє виконати перевірку на унікальність по обраним реквізитам.

Для цього у рядку унікального реквізиту в колонці "Поле пошуку" встановіть, будь ласка, позначку  (Мал. 11). Далі обробка, перед створенням нового елементу, виконає пошук у базі "BAS" або "1С:Підприємство 8" по заданій колонці табличного документу, в якому міститься реквізит порівняння. Якщо елемент з таким значенням вже існує, він буде перезаписаний даними з файлу завантаження.

Мал. 11

Налаштування завершено. Переходимо до завантаження інформації у "BAS" або "1С:Підприємство 8".

Для завантаження даних з табличного документу "Excel" перейдіть, будь ласка, на вкладку "Табличний документ" та натисніть кнопку "Контроль заповнення". Після отримання інформаційного вікна про відсутність помилок натисніть посилання "Завантажити дані" (Мал. 12).

Зверніть увагу! Якщо після контроля заповнення виникли помилки, рекомендуємо їх виправити для коректного завантаження даних у "BAS" або "1С:Підприємство 8".

Мал. 12

Після завантаження даних, програма відобразить інформаційне вікно з результатами завантаження.

Завантаження даних завершено.


Шановний бухгалтер
! Всі додаткові питання стосовно інструкції ви можете задати за телефоном нашої гарячої лінії техпідтримки 0 800 750 855 безкоштовно з мобільного по Україні.

Приємної роботи.

Cвязь
с горячей линией

Ожидайте, пожалуйста, звонок на ваш мобильный телефон

00мин: 30сек

Для мгновенной связи с горячей линией введите, пожалуйста, свой номер мобильного телефона